Cloudbasierte Buchhaltung: Ein sinnvolles Investment oder ein unnötiges Risiko?

Die Buchhaltung war für lange Zeit ein fehleranfälliger, kostspieliger und zeitintensiver Prozess. Dies hat sich aber mit der Digitalisierung geändert. Viele Unternehmen kommen ohne elektronische Datenverarbeitung nicht mehr aus, das digitale Zeitalter ermöglicht den Einsatz von verschiedenen Softwares für alle relevanten unternehmensinternen Geschäftsprozesse, wie zum Beispiel die Zeiterfassung oder das Bewerbermanagement. Mit der richtigen Software lässt sich auch die Buchhaltung am Computer leicht erledigen.
Cloudbasierte Buchhaltung: Ein sinnvolles Investment oder ein unnötiges Risiko?
© Andrey Popov
Erstellt von Mareike Vendt vor 1 Jahr
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Was genau ist Buchhaltung eigentlich?

Die meisten Leute würden es wohl als trocken und öde bezeichnen. Nur wenige wissen eigentlich, was die Buchhaltung wirklich ist. Sie ist ein Teil des Rechnungswesens. Unter ihr versteht man die planmäßige und lückenlose Dokumentation von sogenannten Geschäftsvorfällen, also Vorgänge, die das Vermögen eines Unternehmens betreffen. Dazu können zum Beispiel Einkauf von Materialien, Zahlungen von Löhnen oder Verbrauch von Rohstoffen gehören. Die Buchhaltung muss immer nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) geführt werden.

Cloudbasierte Buchhaltung

Die Vorgänge der Buchhaltung konnten mittlerweile durch die Entwicklung von Softwares überwiegend automatisiert werden. Für die digitale Buchführung existieren seit 1995 die Grundsätze ordnungsmäßiger DV gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Sie sind eine Präzisierung der GoB und beinhalten Vorschriften unter anderem zur Datenwiedergabe oder Datensicherheit.

Cloud oder besser gesagt Cloud Storage bedeutet auf Deutsch übersetzt Datenwolke. Innerhalb einer Cloud werden alle Daten online gespeichert und können jederzeit an beliebigen Orten auf verschiedenen Geräten abgerufen werden. Man kann also problemlos Daten lagern und von A nach B transportieren. Dadurch können Mitarbeiter*innen auf Dienstreise oder Unternehmer*innen im Urlaub auf ihre Daten zugreifen. Dafür muss ein Anbieter nur einer Firma oder einer Privatperson einen Rechenplatz zur Verfügung stellen. Zur Verwaltung der Buchführung benötigen Nutzer*innen jetzt nur noch eine Internetverbindung und ein Endgerät und nicht mehr ein eigenes Rechenzentrum. Cloudbasierte Buchhaltungsprogramme gibt es mittlerweile in verschiedenen Versionen, d.h. die Entscheidung für eine Software basiert auf die Vorkenntnisse des Nutzenden sowie auf die Größe des jeweiligen Unternehmens. Auch in vielen anderen Bereichen werden mittlerweile cloudbasierte Softwares unterstützt, wie zum Beispiel beim Bewerbermanagement oder bei der Eventplanung.

Vorteile und Nachteile

Ob sich die cloudbasierte Buchführung für alle Unternehmen lohnt, kann man allgemein nicht beantworten. Deshalb soll hier eine Übersicht der Vor- und Nachteile bei der Entscheidung für eine digitale Buchführung helfen.

Vorteile Nachteile
Instandhaltung: Anbieter übernimmt IT-Aufgaben wie Serverwartung oder Virenschutz. Startkosten: Start-Ups und kleine Unternehmen verfügen häufig nur über ein begrenztes Budget.
Datensicherheit: Daten werden in Echtzeit gespeichert und liegen meist auf mehreren räumlich getrennten Servern gleichzeitig. So befinden sich immer Back-ups auf mehreren Servern, was das Risiko eines Datenverlusts stark senkt. Möglicher Verlust von sensiblen Daten: Als Unternehmen hat man keine Kontrolle über die Daten, die sich in der Cloud befinden. Deswegen kann es natürlich immer passieren, das Daten verloren gehen.
Flexibilität: Server können an eigene Bedürfnisse angepasst werden. Große Herausforderung: Ein cloudbasierte Buchhaltungssoftware stellt für viele Firmen eine große Herausforderung dar, da viele mit diesem Bereich nicht vertraut sind und lieber auf alte Systeme zurückgreifen wollen.
Kosteneinsparung: Es werden weder Hardware noch IT-Spezialisten*innen zur Cloud Nutzung benötigt. Schulung von Mitarbeiter*innen: Eine Umschulung für Mitarbeiter*innen kostet dem Unternehmen viel Zeit und Geld.
Mobilität: Um auf die Daten zuzugreifen, braucht man nur eine Internetverbindung und ein Endgerät, besonders praktisch für Geschäftsreisen oder Home-Office. Außerdem sind diese Softwares in der Lage, Transaktionen in mehreren Währungen und mit mehreren Unternehmen effizienter abzuwickeln. Mythen: Cloud Computing ist noch relativ neu. Solange der Mensch nicht vollständig über die Mechanik des Konzepts der Cloud Buchhaltung aufgeklärt ist, kann die Möglichkeit erheblicher Nachteile nicht ausgeschlossen werden.
Zeitersparnis: Der Buchhalter oder die Buchhalterin kann Aufgaben schneller tätigen. Internetverbindung: Daten sind extern nur bei permanent stabiler Internetverbindung abrufbar.

Fazit

Cloudbasierte Buchhaltungssysteme vereinfachen die Aufgaben im Rechnungswesen stark. Da alle relevanten Informationen immer in Echtzeit und zentral vorliegen, muss weniger Zeit für Gehaltsabrechnungen oder Jahresabschlüsse aufgewendet werden. Cloudlösungen in der Buchhaltung darf man jedoch nicht unterschätzen. Die Buchhaltung wird umso komplexer, je größer das Unternehmen ist.

Die digitale Buchführung bietet sich deswegen vor allem für Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen sowie für Start-Ups an. Monatliche Nutzungsgebühren der jeweiligen Softwares richten sich normalerweise nach der Anzahl der Nutzer*innen und des Funktionsumfangs.

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