Kita Software

In Kindertagesstätten werden, wie in anderen Einrichtungen und Unternehmen, viele Daten erhoben, die datenschutzgerecht verwaltet werden müssen. Außerdem müssen die Mitarbeiter von Kitas eine gute Organisation und eine gute Kommunikation mit den Eltern bewerkstelligen. Wann sich eine Kita Software lohnt.
Kita Software
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Kindertagesstätten in Deutschland

Eine Kindertagesstätte ist eine Einrichtung, in der Kinder durch pädagogische Fachkräfte erzogen, gebildet und betreut werden. Für die persönliche Entwicklung der Kinder haben Kindertagesstätten somit einen großen Einfluss. Eine geläufige Abkürzung für das Wort Kindertagesstätte ist das Wort Kita. Das Wort “Kindertagesstätte” hat in Deutschland je nach Region unterschiedliche Bezeichnungen. Es gibt folgende Bezeichnungen:

  • Die Kinderkrippe ist für Kinder von einem halben Jahr bis drei Jahren
  • Der Kindergarten ist für zweieinhalbjährige Kinder bis sechsjährige Kinder
  • In einem Hort oder Schulhort können Grundschulkinder und Mittelschulkinder nach dem Unterricht und in der Ferienzeit betreut werden

Deutschlandweit werden 3,7 Millionen Kinder in Kindertagesstätten betreut (Stand 2020). Die betreuten Kinder verteilen sich auf 56.700 Kindertagesstätten.

In Kitas sind pädagogische Fachkräfte angestellt. Die Angestellten sind ausgebildete Kindheitspädagogen, Sozialpädagogen und Erzieher. Aber auch Heilerziehungspfleger, ausgebildete Ergänzungskräfte oder zum Teil auch Quereinsteiger.

Träger

Kindertagesstätten gibt es bundesweit von verschiedenen Trägern. Neben den wichtigen kirchlichen Trägern, wie beispielsweise der Caritas oder dem Diakonischen Werk, den kommunalen Trägern und den Wohlfahrtsverbänden haben sich aufgrund der hohen Nachfrage und der staatlichen Förderung in den letzten Jahren vermehrt gewerblich-private Anbieter aufgetan.

Definition Software

Bei einer Software handelt es sich um alle nicht technisch-physikalischen Bestandteile eines Computers, also deren Programme und zugehörige Daten.

Eine allgemeine Unterscheidung, die man treffen kann, ist die Unterscheidung zwischen Desktop Software, also Software, die man auf dem PC installiert und die unabhängig vom Internet funktioniert oder cloudbasierte Software, also Software welche im Web einsehbar ist. Damit cloudbasierte Software im Web zugänglich ist, muss eine Internetverbindung bestehen. Ein sehr bekanntes Beispiel für Desktop Software ist das MS Office Paket oder vergleichbare Software wie Openoffice oder Libreoffice. Etwas komplexer als diese Programme ist ERP-Software. ERP-Software existiert sowohl als Desktop Software wie auch als cloudbasierte Anwendung. Ein ERP System ist eine Anwendung, die zur Unterstützung der Ressourcenplanung eines Betriebs eingesetzt werden kann. Wenn im Folgendem von Kita Software die Rede ist, ist stets ein ERP-System gemeint.

Funktionen einer Kita Software

Was muss eine Kita Software können, um der Zielgruppe attraktiv zu erscheinen? Die zentrale Aufgabe einer Kita Software ist es, sämtliche Bedürfnisse abzudecken, die sich bei der Zielgruppe und somit bei den pädagogischen Fachkräften auftut. Nachdem in einer Kindertageseinrichtung viele personenbezogene Daten verwaltet werden müssen und die Organisation im Allgemeinen möglichst einfach und übersichtlich gestaltet werden sollte, ist der Anspruch an eine Kita Software dementsprechend gestellt. Hier ein Überblick über die gängigen Funktionen einer Kita Software:

  • Verwaltung familiärer Daten:Bei der Anmeldung in einer Kita werden individuelle Daten aufgenommen, die nicht nur das Kind, sondern zum Teil auch dessen Familie betreffen. Diese umfassen beispielsweise Kontaktdaten der Eltern aber auch medizinische Daten der Kinder. Auch kann z.B. die monatliche Abrechnung erstellt bzw. hochgeladen werden. Diese Abrechnung wird dann effizient über die Kita Software verwaltet.
  • Organisation & Planung: Eine Kita Software kann ein Rundum-sorglos-Paket sein. Sie kann bei der Platzvergabe, der Verwaltung der Wartelisten und Gruppenlisten sowie bei der Erstellung von Betreuungsübersichten behilflich sein und bei der Erstellung von Statistiken behilflich sein.
  • Büroarbeit:Eine Kindertagesstätte hat den geordneten Ablauf des Betriebs zu bewerkstelligen. Dazu gehört auch die individuelle Rechnungsverwaltung, beispielsweise für die Elternbeiträge und Verpflegung, die Erstellung von Dienstplänen für die Mitarbeiter, deren Urlaubsplanung, die Abspeicherung der Personaldaten und die Erstellung von Personalübersichten. Durch regelmäßige Updates werden diese wichtigen Instrumente in der Regel regelmäßig optimiert. Manchmal ist es möglich durch eine Demo einen ersten Einblick in die Kita Software zu erhalten. Durch die Demo erhält der Nutzer in der Regel noch keinen Zugriff auf alle angebotenen Funktionen. Zusätzlich wird in machen Fällen eine App angeboten. Durch diese App soll den Erziehern ein mobiler Zugriff auf die Kita Software ermöglicht werden. Dieser mobile Zugriff schafft Flexibilität.

Vorteile einer Kita Software

Der Einsatz einer Kita Software kann viel Positives bewirken. Durch Kita Software ergeben sich folgende Vorteile:

  • Schafft Übersichtlichkeit
  • Arbeitsabläufe werden optimiert
  • Daten können datenschutzkonform organisiert und dokumentiert werden
  • Sich wiederholende Prozesse werden automatisiert
  • Entscheidungsprozesse können durch übersichtliche Datenmengen beschleunigt werden
  • Daten können gezielt ausgewertet werden
  • Zeit wird eingespart
  • Kosten werden reduziert
  • Updates gewährleisten, dass die Kita Software stetig erneuert wird

Kita Software HitchDesk

HitchDesk ist ein kostenloses webbasiertes ERP-System, das einfach und jederzeit online über den Browser und ohne vorherige Installation zu erreichen ist. Diese Verwaltungssoftware wurde mit dem Ziel entwickelt, die administrativen Prozesse in Kindertagesstätten zu digitalisieren und zu verschlanken, um dadurch Kosten und wertvolle Zeit zu sparen. Den pädagogischen Fachkräften wird dadurch eine für gewöhnlich viel Mühe und Nerven in Anspruch nehmende Aufgaben von Grund auf erleichtert, beispielsweise um die monatliche Abrechnung zu erstellen. Durch den modularen Aufbau der Software können für eine Kita jeweils diejenigen Module ausgewählt werden, die den individuellen Bedürfnissen der Einrichtung entsprechen. Die Module können beliebig miteinander kombiniert und verknüpft werden und garantieren somit einen reibungslosen Ablauf der Prozesse. So können Kindertagesstätten beispielsweise zwischen Tools Tools zum Rechnungen online erstellen oder Eventerstellung auswählen und vielen weiteren hilfreichen Tools. Wenn Sie Fragen zur Software haben oder weitere Informationen erhalten möchten, treten Sie gerne mit uns in Kontakt.

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