Kita Portal

Bei einem Kita Portal handelt es sich um ein integriertes Anwendungssystem, welches der Suche und Präsentation von Informationen und dem Verwalten und Speichern von Datenmengen dient. Es ist in seiner Funktionsweise und seinen Zielen speziell auf die Bedürfnisse von Kindertagesstätten (Kitas) ausgerichtet und nach einer Online Anmeldung in einem Webbrowser einsehbar, sodass nur befugte Personen einen Einblick erhalten können.
Kita Portal
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Kindertagesstätten – Beginn der deutschen institutionellen Bildung

Kindertagesstätten (Kitas) bzw. Kindertageseinrichtungen spielen für den Entwicklungsprozess eines Kindes eine wichtige Rolle. Während sich zwar die meisten Menschen nur noch schemenhaft an ihre Zeit in der Kita erinnern können, ist trotzdem davon auszugehen, dass der Besuch einer Kita auf jedes Kind einen prägenden Effekt ausübt. So kommt ein Kind ab dem Zeitpunkt des Eintritts in die Kita mit zahlreichen anderen Kindern in Kontakt und muss sich mit seinem eigenen Sozialverhalten auseinandersetzen. Die ab diesem Zeitpunkt erlernten Fähigkeiten werden während des Besuches der Schule eine essenzielle Rolle einnehmen. Auch bietet sich einem Kind so die Möglichkeit von anderen Menschen zu lernen und anderen Menschen etwas beizubringen. Erst in der Gruppe entstehen solche komplexen zwischenmenschlichen Austauschprozesse. Die vielfältigen Reize, welche mit dem Besuch der Kita auf das Kind einwirken, haben zudem zur Folge, dass das Kind die eigene Rolle im sozialen Gefüge anders wahrnimmt, wodurch sich die Persönlichkeit des Kindes weiterentwickelt. Auch ist die Kindertagesstätte das erste Umfeld, in welcher Besonderheiten des Kindes deutlich hervortreten, was es den Eltern erleichtert, die eigenen Handlungen individuell auf die einzigartigen Merkmale des Kindes auszurichten.

Die Herausforderung einen Kitaplatz in einer Einrichtung zu finden, wird oft nur mit einem beträchtlichen Aufwand bewältigt. Wenn das Finden eines Platzes in einer Einrichtung erfolgreich verläuft, ist die Freude dementsprechend umso größer.

Portal – Funktionen und Vor- und Nachteile

Bei einem Portal handelt es sich um ein webbasiertes, personalisierbares und integriertes Anwendungssystem, welches darauf ausgerichtet ist, folgende Funktionen zu erfüllen:

  • Zentrale Koordination der Suche und Präsentation von Informationen → Informationsaustausch
  • Personalisierung der Benutzeroberfläche
  • Verknüpfung von verschiedenen heterogenen Anwendungen
  • Verwaltung der Benutzerdaten
  • Gewährleisten von Datensicherheit (z.B. zum Schutz der registrierten Voranmeldungen, sodass eine einzelne Voranmeldung oder eine große Menge an Voranmeldungen nicht kompromittiert werden kann und jede Voranmeldung vor Eingriffen von außen sicher ist)

Durch die Nutzung eines Portals wird folgender Nutzen erschlossen:

  • Effiziente Kommunikation
  • Einheitliche, einfache und personalisierbare Benutzeroberfläche
  • Gemeinsame Datenbasis → Integration verschiedener Anwendungen und Dienste → Kollaborationsmöglichkeiten
  • Skalierbarkeit (falls z. B. die Voranmeldungen rapide ansteigen)
  • Wegfall oder Entlastung von kundenbezogenen Geschäftsprozessen
  • Erhebung von Daten über Nutzerverhalten → Verbesserung des Webportals möglich + Ausgeprägtere Entscheidungsqualität

Gleichzeitig sollte der Nutzer eines Portals folgende Nachteile registrieren, um diese bestmöglich bewältigen zu können und mit dem Nutzen abzuwägen:

  • Recht hohe Komplexität des Gesamtsystems → Zeitaufwändige Einarbeitung in die Funktionsweisen des Portals ist notwendig
  • Mögliche technische Probleme → Nutzung des Portals ist nur eingeschränkt möglich, bis die technischen Probleme durch den Betreiber des Portals behoben wurden
  • Ladezeiten

Problembeschreibung

Kindertagesstätten (Kitas) bzw. Kindertageseinrichtungen sehen sich im alltäglichen Betrieb mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. Bei den folgenden Problemstellungen kann ein Kita Portal Abhilfe verschaffen, um den Erziehern mehr Freiraum für die eigentliche pädagogische Arbeit zu ermöglichen:

  • Kommunikation zwischen Erziehern untereinander und zwischen Erziehern und Eltern: Um die einem anvertrauten Kinder abgestimmt erziehen zu können, müssen sich die Erzieher über dieselben austauschen können. So sollte z. B. jeder Erzieher Zugriff auf alle relevanten medizinischen Informationen eines jeden Kindes haben. Darüber hinaus besteht oft ein Bedarf, dass die Erzieher mit den Eltern der Kinder in Kontakt treten können, um z. B. das nächste Sommerfest zu planen.
  • Datenspeicherung: Allerlei Informationen müssen im alltäglichen Betrieb gespeichert werden. Eine analoge Bewältigung dieser Herausforderung frisst aber viel Zeit und ist nur schwer einsehbar.
  • Verwaltung der gespeicherten Daten: Daten nur zu speichern reicht selten aus. So müssen diese zusätzlich organisiert und verwaltet werden, damit sie in der Praxis ohne großen Aufwand zur Anwendung kommen können.
  • Analyse der gespeicherten Daten: Um das Wertschöpfungspotenzial von Daten vollständig zu verwirklichen, müssen diese ausreichend analysiert werden. Bei vielen Kindern und großen Datenmengen stellt eine solche Analyse eine Herausforderung dar.
  • Datenschutz: Falls Daten in die falschen Hände geraten, kann es dazu kommen, dass großer Schaden entsteht. Deswegen ist es essenziell, dass alle gespeicherten Daten umfassend vor Missbrauch geschützt werden.

Funktionsumfang eines Kita Portals

Unterschiedliche Bedürfnisse machen unterschiedliche Lösungen erforderlich. Aus diesem Grund ist eine individuell zugeschnittene Kita Software oft einer Standardsoftware vorzuziehen. Unabhängig von dem finalen Endprodukt ist davon auszugehen, dass die folgenden Funktionen in den meisten Fällen enthalten sind:

  • Informationsaustausch:
    • Kommunikation mit Eltern über z. B. E-Mail
    • Kommunikation mit Kollegen
  • Datenspeicherung und Datenverwaltung:
    • Kinderverwaltung: Erfassen von u. a. medizinischen Informationen und Betreuungszeiten online im Webbrowser
    • Mitarbeiterverwaltung: Erfassen von u. a. Dienst- und Urlaubsplänen und Fortbildungsmaßnahmen online im Webbrowser
    • Erstellen von Dienstplänen
    • Erstellen von Aufgabenlisten
    • Rechnungsverwaltung: Erfassen von u. a. Elternbeiträgen und Verpflegungskosten
    • Erstellen von Speiseplänen
    • Nutzen eines Terminkalenders mit automatischen Benachrichtigungen
  • Datenanalyse:
    • Erstellen von Statistiken
  • Datenschutz:
    • Anwendung geprüfter Verschlüsselungstechniken

Für das Nutzen des Kita Portals ist eine Online Anmeldung notwendig. Die Online Anmeldung soll gewährleisten, dass nur befugte Personen einen Zugriff auf das Kita Portal erhalten können.

HitchDesk: Modulares Portal für Kindertagesstätten

HitchDesk ist ein umfangreiches webbasiertes ERP System, welches dafür konzipiert wurde, die alltägliche Arbeit von Privatpersonen, Unternehmen und Selbstständigen durch das Bereitstellen einer intuitiven Webanwendung effektiver zu gestalten. HitchDesk ist hierbei modular aufgebaut. Auf diese Weise können sich Anwender die Teile der Software aussuchen, welche sie für ihre eigenen Bedürfnisse benötigen, ohne für Anwendungen zu zahlen, welche nie der Praxis zugeführt werden. HitchDesk eignet sich hervorragend für Kindertagesstätten, da zahlreiche der in HitchDesk enthaltenen Module auf die Anforderungen von Kindertagesstätten abgestimmt sind. So enthält HitchDesk z. B. ein umfassendes Rechnungsprogramm, welches Kindertagesstätten für die Ausübung administrativer Tätigkeiten verwenden können. Auch das Messen von Dienstzeiten durch eine digitale Zeiterfassung ist möglich. Falls Sie Fragen haben oder einfach mit uns ins Gespräch kommen möchten, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

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