Rechnungen per Mail

Rechnungen per Mail zu verschicken, ist eine Praxis, welche im kommerziellen Sektor zunehmend an Bedeutung gewinnt. Verschiedene Vorteile, welche das Verschicken von Rechnungen per Mail mit sich bringt, begründen diese Entwicklung.
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E-Mail – Ein verlässliches und bedeutendes Kommunikationsmittel

Bei der E-Mail (electronic mail) handelt es sich neben dem World Wide Web um einen außerordentlich wichtigen Internetdienst, mit dessen Hilfe briefähnliche Nachrichten über Computernetzwerke übertragen und verwaltet werden können. Zudem können über eine E-Mail digitale Dokumente versendet werden, sodass sich das Anwendungspotenzial der E-Mail maßgeblich erhöht. Eine zentrale Charakteristik der E-Mail ist die Eigenschaft, dass eine E-Mail innerhalb weniger Sekunden beim Empfänger ankommt. Somit entsteht im Laufe des Kommunikationsprozesses praktisch keine Zeitverzögerung. Eine E-Mail ist außerdem ein asynchrones Kommunikationsmittel, was heißt, dass die Kommunikationspartner zeitlich versetzt miteinander interagieren können. E-Mails werden im kommerziellen Bereich intensiv angewendet, um eine effektive und effiziente Kommunikation zwischen mehreren wirtschaftlichen Akteuren zu ermöglichen.

Die Bedeutung einer effektiven Rechnungsversendung

Bei einer Rechnung handelt es sich um eine Abrechnung bezüglich einer Lieferung oder einer anderen Leistung. Rechnungen spielen im kommerziellen Sektor im Rahmen der komplexen wirtschaftlichen Austausch- und Lieferungsprozesse eine zentrale Rolle, da sie die Höhe von Zahlungsverpflichtungen kommunizieren und dokumentieren. Die Struktur und der Inhalt einer Rechnung werden im Steuerrecht klar definiert. Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler sind auf eine effiziente Erstellung und eine effiziente Versendung von Rechnungen angewiesen, um bei Kunden die Gegenleistung für eine erbrachte Leistung einzufordern. Hierbei ist es von beträchtlicher Wichtigkeit, dass die Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechend erstellt und schnell versendet werden. Für diesen Zweck kommt oft eine Verwaltungssoftware zur Anwendung, welche diesen Anforderungen nachkommen soll. Ein weiterer durch die Digitalisierung verursachter Trend, welcher kontinuierlich an Schwung gewinnt, ist es, Rechnungen per E-Mail zu versenden. Auch der Gesetzgeber hat dies erkannt und die Hürden für das Versenden von Rechnungen per Mail abgesenkt.

Vorteile von Rechnungen per Mail zu versenden

Rechnungen per Mail zu versenden eröffnet Unternehmen, Freiberufler und Selbstständigen folgende Vorteile:

  • Kostenersparnis: Rechnungen per Mail zu verschicken ist im Vergleich zu dem Versenden von Rechnungen per Brief schlicht deutlich billiger. So fallen verschiedene Kostenfaktoren durch das Verschicken von Rechnungen per Mail einfach weg: Kosten für Papier, Druck und Versand. Hierdurch wird die Profitabilität gesteigert und das Jahresergebnis entlastet.
  • Schnelligkeit: Eine E-Mail zu schreiben kostet kaum Zeit. Insbesondere im Vergleich zum recht aufwendigen Versenden eines Briefes schlägt dieser Vorteil zu Buche. Der hierdurch eingesparte Arbeitsaufwand kann für sinnbringendere Aktivitäten verwendet werden.
  • Zeitliche Unmittelbarkeit: Eine E-Mail kommt praktisch zum selben Zeitpunkt an, zu welchem sie abgeschickt wird. Im Gegensatz zu Briefen, welche mindestens einen Werktag in Anspruch nehmen, ermöglicht die E-Mail den Empfängern von Rechnungen bei etwaigen Fragen, sofort auf die Nachricht zu antworten. Auf diese Weise können zielführende Kommunikationsketten entstehen, durch welche die Kommunikation umfassender gestaltet und ein hohes Wertschöpfungspotenzial verwirklicht werden kann.
  • Schnelleres Begleichen der Rechnung: Durch diese zeitliche Unmittelbarkeit kann die Rechnung durch den Kunden entsprechend früher beglichen werden. Hierdurch verbessert sich der Cashflow, wodurch sich wiederum Möglichkeiten ergeben die Profitabilität der eigenen wirtschaftlichen Aktivitäten zu steigern.
  • Weite Verbreitung: E-Mails können von praktisch jeder Person gelesen und verschickt werden. Somit ist in der Regel davon auszugehen, dass beide Parteien für die Kommunikation auf ein E-Mail-Konto zurückgreifen können.
  • Leichte Bedienbarkeit: E-Mails sind außerordentlich leicht zu lesen und zu verfassen. Eine Einarbeitung ist also kaum bis gar nicht notwendig.

HitchDesk – Ein umfangreiches ERP-System, mit welchem Rechnungen per Mail versendet werden können

TenMedia, ein in Berlin lokalisiertes Softwareunternehmen, hat das ERP System HitchDesk entwickelt, um Unternehmen, Selbständigen und Freiberuflern die Bewältigung von alltäglichen Herausforderungen zu erleichtern. Eine Priorität war es hierbei, dass jeder Nutzer von HitchDesk nur für die Leistungen bezahlen muss, welche auch tatsächlich von ihm genutzt werden. Deswegen wurde HitchDesk modulartig aufgebaut, wodurch sich den Nutzern die Möglichkeit bietet, Hitchdesk nach den eigenen Vorstellungen auf die eigenen individuellen Bedürfnisse auszurichten. So bietet sich einem jeden Nutzer die Wahl zwischen Modulen wie z. B. einer digitalen Zeiterfassung, dem Ressourcenmanagement und Website Monitoring. Falls sich Ihnen weitere Fragen stellen oder Sie schlicht Anmerkungen vorbringen wollen, können Sie uns gerne mit Hilfe der angegebenen Kontaktinformationen kontaktieren!

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