Kita Verwaltung

Die Kita Verwaltung übernehmen die Träger und die Kitaleitung in einer Kindertagesstätte. Dafür können digitale Anwendungen genutzt werden, um die Tätigkeiten zu erleichtern und Zeitersparnisse zu erzielen.
Kita Verwaltung
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Definition Kita Verwaltung

Die Verwaltung von Kindertagesstätten (Kitas) beschreibt die Erledigung und andauernde Pflege aller verwaltungsbezogenen Aufgaben. Diese Tätigkeiten übernehmen die Kitaleitung und die Träger von Kindertageseinrichtungen.

Aufgaben Kita Verwaltung

Die Kitaleitung ist für die Erledigung vieler Aufgaben zuständig, die unterschiedliche Bereiche abdecken. Zu ihnen gehören die Anleitung und Gestaltung der pädagogischen Arbeit, die Elternarbeit, die Mitarbeiterführung und das Personalwesen, die Steuerung und Verwaltung und die Zusammenarbeit mit dem Träger.

Anleitung und Gestaltung der pädagogischen Arbeit

Im Bereich der Anleitung und Gestaltung der pädagogischen Arbeit stellt die Kitaleitung in erster Linie sicher, dass der Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsauftrag der Kita durchgeführt wird.

Die Kitaleitung ist für das pädagogische Fachpersonal zuständig und berät jenes. Außerdem finden Anleitungen der Mitarbeiter durch die Kitaleitung statt. Sie reflektiert die pädagogische Arbeit der Fachkräfte und gibt wertvolle Tipps und Anregungen.

Das Team und die Kitaleitung müssen miteinander kommunizieren und gemeinsame Ziele festlegen. Dafür finden Team-Meetings statt, deren Planung und Durchführung die Leitung übernimmt. Dort werden tagesaktuelle Themen besprochen und festgesetzt, welche pädagogischen Aktivitäten mit den Kindern unternommen werden.

Jede Kindertagesstätte arbeitet nach definierten pädagogischen Grundsätzen. Diese werden teilweise durch den Träger einer Kindertageseinrichtung vorgeschrieben. Die Kitaleitung ist dafür zuständig, dass die Einhaltung der pädagogischen Grundsätze der Kindertagesstätte und des Trägers gewährleistet werden kann. Dafür entwickelt die Kitaleitung das pädagogische Konzept auf Basis der Grundsätze. Außerdem kümmert sie sich um die stetige Weiterentwicklung des Konzepts und holt Meinungen und Ratschläge ein.

Das Qualitätsmanagement und die Qualitätssicherung müssen in Kindertagesstätten durchgeführt werden, um den Kindern einen sicheren und pädagogisch wertvollen Ort anbieten zu können, an dem sie gerne spielen und lernen. Die dafür vorgesehenen, internen Evaluationen im Haus begleitet die Kitaleitung. Sie plant die Vorbereitung, die Nachbereitung und ist unterstützend während der Umsetzung der Evaluationen im Hintergrund tätig.

Um die gute Zusammenarbeit zwischen Kindertagesstätten und den Eltern gewährleisten zu können, bedarf es einer funktionierenden internen und externen Informations- und Kommunikationsstruktur. Die Kitaleitung kümmert sich um die Regelung und die Gestaltung dieser und ist dabei beispielsweise für die Einberufung von Gremien zuständig. Informationen, die die Kita betreffen könnten, werden von der Kitaleitung beschafft und gegebenenfalls weitergeleitet.

Das Lebenslange Lernen wird von der Kitaleitung als Aufgabe von sich selbst und allen Mitarbeitern der Einrichtung angesehen. Dafür werden gesellschaftliche Entwicklungen verfolgt und neue Ideen eingebracht. Lebenslanges Lernen greift vor allem das Thema „Aufwachsen in einer digitalisierten Welt“ auf. Die Fachkräfte sollen die Kinder bestmöglich auf die Zukunft vorbereiten können und müssen dafür über entsprechendes Wissen verfügen.

Da die pädagogischen Fachkräfte und die Kindern tagtäglich miteinander interagieren, spielen und lernen, können Dinge auffallen, die mit den Erziehungsberechtigten besprochen werden müssen. Diese einzelnen Fallbesprechungen werden von der Kitaleitung angeleitet. Sie steht auch in der Pflicht, Hospitationen durchzuführen, um die allgemeinen qualitativen Standards zu überprüfen und gegebenenfalls einzugreifen.

Die Kindertagesstätte ist ein Ort der Ausgelassenheit und Lebensfreude. Daher finden dort jährlich wiederkehrende Feste wie das Fachingsfest, der Oma-Opa-Tag oder ein Laternenumzug statt. Für die Eventplanung ist unter anderem die Kitaleitung zuständig.

Elternarbeit

Im Bereich der Elternarbeit und -kommunikation fallen ebenso viele Aufgaben an.

Wenn Eltern interessiert an einer Kita sind und mehr über sie erfahren möchten, gibt die Kitaleitung den interessierten Eltern erste Informationen. Sollten sich beide Seiten auf einen Vertragsabschluss einigen, führt sie mit den Eltern zudem die Aufnahmegespräche durch. Die Betreuungsverträge werden im letzten Schritt mit ebenfalls mit der Kitaleitung abgeschlossen.

Bevor Kinder die Kita besuchen können, müssen die Eltern einen Kita-Gutschein für sie beantragen. Die Kitaleitung berät bezüglich der Beantragung, die bei den zuständigen Jugendämtern stattfindet. Ein Kita-Gutschein wird benötigt, um festzulegen, wie viele Stunden Betreuungsanspruch ein Kind aufgrund der Tätigkeiten seiner Eltern besitzt.

Der Kindergarten ist ein Ort, der von Zusammenarbeit aller Beteiligten geprägt ist. Die Kitaleitung versucht, die Eltern in konzeptionelle Überlegungen einzubinden. Die Kitaleitung berät das pädagogische Fachpersonal hinsichtlich der Zusammenarbeit mit Eltern. Zudem ist sie für die Organisation und die Durchführung von Elternabenden zuständig. Eltern verfügen über das Elternbeteiligungsrecht und können Elternräte (Gremien) bilden. Die Kitaleitung übernimmt die Sicherung von Elternvertreter-Wahlen.

Alle Wünsche, die von Seiten der Eltern kommen, werden von der Kitaleitung erhoben. Daraus konzipiert sie Angebote, die auf die Bedürfnisse der Eltern und Kinder eingehen sollen.

Eine Kindertagesstätte lebt von der Zusammenarbeit des Kita-Personals und den Eltern. Die Kitaleitung koordiniert die Elternmitarbeit gewissenhaft und führt Elternsprechstunden durch, wenn Fragen aufkommen oder Unklarheiten vermieden werden sollen. Das private Leben der Familien wirkt sich auf die Arbeit in einer Betreuungseinrichtung in individuellen Situationen aus. Die Kitaleitung bietet ihre Hilfe an, wenn Familien schwierige Situationen meistern müssen gibt wichtige Tipps und Hinweise, um Konflikte zu beseitigen.

Mitarbeiterführung/Personalwesen

Wie in einem Unternehmen, werden in einer Kita Menschen eingestellt, um die tagtäglich anfallenden Aufgaben zu bewältigen. Neben den pädagogischen Fachkräften arbeiten in einer Kita weitere Dienstleister wie das Facility- oder Küchenpersonal. Daher ist es wichtig, dass der Bereich Mitarbeiterführung und das Personalwesen durch die Kitaleitung abgedeckt werden. Sie ist für das Bewerbungsmanagement zuständig und kümmert sich um die Personalakquise, die Personalauswahl und plant die Einarbeitung des neuen Personals. Zudem ist sie für die Personaleinsatzplanung, für den Dienstplan und die Urlaubsplanung zuständig.

Steuerung und Verwaltung der Einrichtung

In Kindertagesstätten gibt es neben den menschlichen Ressourcen weitere Mittel, deren Gebrauch gesteuert und verwaltet werden muss.

Der Kitaleitung obliegt das Ressourcenmanagement, das heißt, sie entscheidet, was wofür ausgegeben wird. Zudem erstellt sie einen Wirtschaftsplan und übernimmt die Durchführung und Kontrolle ebenjenes. Die Kitaleitung ist für die Abwicklung und Kontrolle des Zahlungsverkehrs der Kita zuständig und sie erstellt jährliche Sachberichte und Statistiken. Auch die kontinuierliche Pflege übernimmt sie. Für die Steuerung der Ressourcen sind Inventarlisten zu führen. Wenn wichtige Informationen geteilt werden müssen, die das Personal oder die Eltern bzw. die Kinder betrifft, werden dafür Aushänge von der Kitaleitung erstellt.

Da zumeist viele Kinder eine Einrichtung besuchen, brauchen diese eine Akte, in der von den persönlichen Daten bis hin zu Allergien und weiteren Informationen, die für das Personal wichtig sind, alles festgehalten wird. Geführt werden diese Kinderakten von der Kitaleitung.

Da es einen akuten Fachkräftemangel an deutschen Kitas gibt, sind freie Plätze selten. Viele Einrichtungen führen Warte- oder Vormerklisten, auf denen sich interessierte Eltern eintragen können und benachrichtigt werden, sobald es in der Kita Kapazitäten gibt. Die Kitaleitung führt und aktualisiert diese Wartelisten.

Zusammenarbeit mit dem Träger

In Deutschland werden Kindertagesstätten zumeist durch einen Träger verwaltet. Zusammen mit diesem Träger finden Leitungssitzungen statt. Die Kitaleitung nimmt daran teil und unterrichtet die Leitung über die aktuellen Geschehnisse in der Einrichtung.

Träger von Kindertageseinrichtungen

Die Aufgabe des Trägers ist in erster Linie die Betriebsführung der Kita. Er stellt Räumlichkeiten und Finanzen und fungiert als Arbeitgeber der Kitaleitung und des pädagogischen Fachpersonals. Der Träger ist für die Organisation zuständig und kommuniziert eng mit der Kitaleitung. Er ist außerdem verantwortlich für die pädagogische Ausrichtung der Kindertagesbetreuung.

Unterschieden wird zwischen öffentlichen und freien Trägern.

Öffentliche Träger

Öffentliche Träger sind Behörden, Verbände oder gemeinnützige Vereine. Diese verwalten öffentliche Sachbereiche und verantworten die wirtschaftliche und rechtliche Aufsicht der Kindertagesstätte.

Freie Träger

Die freien Träger schöpfen ihre finanziellen Mittel zum Teil aus öffentlicher Hand. Zudem besitzen sie Sponsoren und Fördervereine, sammeln Spenden und fordern Mitgliederbeiträge. Es gibt deutschlandweit viele bekannte freie Träger wie bspw. Kirchen- und Religionsgemeinschaften, das Deutsche Rote Kreuz, die Arbeiterwohlfahr (AWO) oder Caritas.

Zudem können Eltern Initiativen gründen und zum Beispiel eigenhändig einen Kinderladen betreiben.

Alle Träger eint, dass sie sich zum Teil sehr stark in Bezug auf ihre Ziele und Konzepte voneinander unterscheiden. Daher sollten sich Eltern im Vorfeld gut informieren.

Berufsbild Kitaleitung

Im Folgenden werden die Rahmenbedingungen und Voraussetzungen für den Beruf Kitaleitung dargestellt.

Durch den Fachkräftemangel in diesem Bereich ist der Quereinstieg grundsätzlich möglich, der in Form einer dualen Ausbildung und einer berufsbegleitenden Vollzeitausbildung erfolgen kann.

Kindheitspädagogen mit Hochschulabschluss, Diplom-Sozialpädagogen und Diplom-Pädagogen können im Bereich der Kitaleitung ebenso tätig werden.

Für den Aufstieg zur Kitaleitung besteht kein einheitliches Curriculum, ob Zusatzqualifikationen in Form von Weiterbildungen erlangt werden müssen. Zumeist werden Kurse mit den Inhalten Recht, Verwaltung, Sozialmanagement und Finanzen von privaten Bildungsträgern oder Instituten angeboten.

Um zu erkennen, ob eine pädagogische Fachkraft als Leitung arbeiten kann, können diese Qualifikationen Merkmale dafür sein:

  • Die Fachkraft arbeitet gut innerhalb eines Teams und durchdenkt die Prozesse.
  • Die Fachkraft ist bei den Kindern beliebt und handelt vernunftorientiert und umsichtig.
  • Sie hat einen guten Ruf, der sich auf ihre pädagogische Arbeit bezieht.
  • Sie organisiert Feste und Feiern und beteiligt sich am Geschehen.
  • Die Fachkraft bezieht sich auf ihr pädagogisches Konzept, dass sie stetig ausbaut.
  • Sie setzt auf Weiterentwicklung und hinterfragt durch Momentaufnahmen den Ist-Stand.
  • Die Fachkraft macht ihren Standpunkt deutlich und zeigt eine hohe Kooperationsbereitschaft gegenüber den Kollegen.
  • Sie gibt neue Impulse, um Veränderungen in der Einrichtung anzuregen.
  • Die Fachkraft arbeitet gerne mit Eltern zusammen.

Kita Verwaltung Software

Durch den Einsatz von Kindergarten Software ist es möglich, den Arbeitsalltag der Kitaleitung und den Angestellten zu erleichtern.

In der modernisierten Welt wird der Einsatz von digitalen Medien zunehmend relevanter. Kindergärten belegen in der Gesellschaft einen großen Stellenwert, da sie als erste Bildungseinrichtung gelten. Sie werden dazu animiert, die Digitalisierung als ein Prozess des lebenslangen Lernens anzusehen. Durch den Einsatz von digitalen Medien im Bereich der Kita Verwaltung, aber auch für die pädagogische Interaktion zwischen Fachpersonal und Kindern sollten digitale Medien zum Einsatz kommen. Auf diese Art und Weise lernt das Kind bereits in der frühkindlichen Bildung seine digitale Umwelt kennen.

Die Verwendung von Kita Verwaltung Software hat neben der Zeitersparnis noch weitere Vorteile.

  • Zentraler Ort, um Informationen abrufen zu können.
  • Die Mitarbeiter einer Kita können durch eine Kita Verwaltung Software an einem Ort alle relevanten Informationen finden, die sie benötigen. Die zeitintensive Kommunikation wird dadurch vereinfacht bzw. entfällt.

  • Daten werden verwaltet
  • Mit Hilfe einer Kita Verwaltung Software werden Daten effektiv verwaltet. Der Anwender kann sie leicht finden und intuitiv damit arbeiten.

  • Datensicherheit
  • Der Datenschutz in Kitas spielt eine große Rolle. Software für die Kita Verwaltung beinhaltet personenbezogene Daten. Sie wird vom Softwareentwickler auf Datenschutz und Datensicherheit bereits bei der Entwicklung ausgerichtet.

Kita Verwaltung mit HitchDesk

HitchDesk ist ein allumfassendes ERP System, welches die organisatorischen Aufgaben wie die Verwaltung einer Kita abdeckt. Mithilfe von HitchDesk können zum Beispiel Speisepläne erstellt oder Kinderakten angelegt und gepflegt werden. Außerdem ist es möglich, Events zu organisieren und es kann genutzt werden, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen.

Auch Unternehmen, Selbstständige und Privatpersonen können HitchDesk verwenden, um ihre organisatorischen Aufgaben innerhalb einer Anwendung zu erledigen.

Wir sind jederzeit auf der Suche nach Praxispartnern, die uns helfen, HitchDesk noch besser zu machen. Wenn Sie Interesse haben, HitchDesk zu testen, schreiben Sie uns eine Mail an hello@hitchdesk.com.

HitchDesk wird bereitgestellt von der Softwareagentur TenMedia mit Sitz in Berlin Mitte. TenMedia entwickelt seit 2011 beispielsweise Individualsoftware oder Datenbanken. Wir sind für Fragen, Kritik und Anregungen offen und freuen uns auf eine E-Mail oder ein persönliches Gespräch mit Ihnen.

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