Vertragsverwaltung

Verträge – Das Fundament eines erfolgreichen und verlässlichen Zusammenarbeitens

Bei einem Vertrag handelt es sich um eine Einigung zwischen zwei oder mehr Rechtssubjekten, welche die Herbeiführung einer Rechtsfolge beschreibt. Die aus einem Vertrag resultierende gegenseitige Selbstverpflichtung steuert das wirtschaftliche, gesellschaftliche und politische Geschehen in Deutschland. Nur durch Verträge, welche von Gerichten interpretiert und durchgesetzt werden, können sich Vertragspartner darauf verlassen, dass die jeweilig andere Partei ihren Verpflichtungen nachkommt. Dies macht oftmals eine Kooperation erst möglich. Auf diese Weise nimmt der Vertrag in Deutschland die Rolle einer wichtigen sozialen Institution ein.

Datenschutz – Wie er möglich ist

Bei Verträgen handelt es sich um sensitive Dokumente. Es muss davon ausgegangen werden, dass diese durch die folgenden Risiken kompromittiert werden könnten, wenn keine entsprechenden Gegenmaßnahmen ergriffen werden:

• Infektion durch Schadsoftware: Durch eine Infektion der Datenbank, auf welcher die Verträge abgespeichert sind, kann ein beträchtlicher Schaden entstehen: Die Verträge werden möglicherweise veröffentlicht, gelöscht oder beschädigt. Außerdem ist es möglich, dass der eigentliche Nutzer der Datenbank aus dieser ausgesperrt wird. Die Schädigung der Datenbank kann so weit reichen, dass diese gar nicht mehr verwendet werden kann. Auch kann die infizierte Datenbank dafür instrumentalisiert werden, um andere IT-Systeme anzugreifen und zu beschädigen.
• Programmier- bzw. Designfehler: Durch Programmier- bzw. Designfehler können unangenehme technische Probleme auftreten, welche die Anwendung der Datenbank und das Abrufen der auf ihr gespeicherten Verträge unmöglich machen. Außerdem kann die Verteidigung der Datenbank vor Angriffen von außen durch einen Programmierfehler maßgeblich negativ beeinträchtigt werden.
• Fehlgebrauch: Fehlgebrauch kann dann den Datenschutz beeinträchtigen, wenn Akteure, welche eigentlich für die Nutzung der Datenbank autorisiert sind, dieselbe auf eine Art und Weise nutzen, auf welche diese nicht ausgelegt ist. Hierdurch kann der Schutz der gespeicherten Verträge nicht mehr gewährleistet werden.
• Nutzung durch nicht autorisierte Akteure: Falls Akteure, welche für den Zugriff auf die auf der Datenbank gespeicherten Verträge nicht autorisiert sind, trotzdem einen Weg finden, um genau dies zu bewerkstelligen, kann der Datenschutz von Seiten des IT-Systems nicht mehr garantiert werden.

Da es sich bei Verträgen um außergewöhnlich sensitive Dokumente handelt, ist es besonders wichtig, dass ein solcher von außen koordinierter und unerwünschter Zugriff verhindert werden kann. Durch die folgenden Maßnahmen ist dies möglich:

• Einbau einer Firewall: Ein Zugriff, welcher nicht autorisiert ist, wird durch eine Firewall verhindert, wodurch die Datenbank vor Angriffen von außen geschützt wird.
• Verschlüsselung der auf der Datenbank gespeicherten Daten: Durch eine solche Verschlüsselung wird der Missbrauch von gestohlenen Daten erschwert.
• Kontrolle des Zugriffs auf die Datenbank: Sicherheitsrisiken entstehen oftmals dadurch, dass Mitarbeiter auf Informationen Zugriff haben, welche sie für das Erledigen ihrer Arbeit eigentlich gar nicht benötigen. Diese Risiken können eliminiert werden, indem der Zugriff auf die Datenbank, auf welcher z. B. die Verträge gespeichert werden, strikt mit z. B. einem Passwort kontrolliert wird.

Vorteile von Vertragsverwaltung Software

Durch den Einsatz von Vertragsverwaltung Software werden folgende Vorteile erschlossen:

Größere Informationseffizienz

Durch die Speicherung aller Verträge in einem zentralen und sicheren digitalen System, können alle autorisierten Mitarbeiter ohne Probleme auf existierende Verträge zugreifen und das eigene Handeln an diesen ausrichten. Dies wäre nur mit deutlich mehr Aufwand möglich, wenn die Verträge nur in Papierform einsehbar wären.

Sicherung der Verträge vor Datenverlust

Falls Verträge nur in Papierform gespeichert werden, können sie schnell unwiderruflich Unfällen zum Opfer fallen. So könnte z. B. ein Rohrbruch oder ein Brand zur Folge haben, dass Verträge verloren gehen.

Verbessertes Dokumentenmanagement

Anstatt das unzählige Verträge zusammen mit anderen Dokumenten in zahlreichen Ordnern aufbewahrt werden, können diese digitalisiert werden und über ein übersichtliches und geordnetes Portal von überall eingesehen werden.

HitchDesk – Umfangreiche Softwareapplikation mit eingebauter Vertragsverwaltung Software

HitchDesk ist ein umfangreiches ERP System, welches von dem in Berlin lokalisierten Softwareunternehmen TenMedia entwickelt wurde und darauf ausgerichtet ist, Unternehmen, Selbständigen und Freiberuflern den Arbeitsalltag durch intelligente Anwendungen zu erleichtern. Hierbei ist ein erklärtes Ziel hinter HitchDesk der Anspruch, dass Kunden nur für die Leistungen zahlen, welche sie in der Praxis auch tatsächlich in Anspruch nehmen. Aus diesem Grund ist HitchDesk modulartig aufgebaut, sodass Nutzer sich HitchDesk individuell aus verschiedenen Modulen zusammenstellen können. Ein Modul ist hierbei die Vertragsverwaltung. Bei weiteren Modulen handelt es sich z. B. um das Ressourcenmanagement, das Website Monitoring und die digitalen Zeiterfassung. Für den Fall, dass Sie uns Fragen stellen oder Anmerkungen anbringen möchten, können Sie gerne mit uns über die angegebenen Kontaktinformationen Kontakt aufnehmen!