Rechnungsprogramm

Wer muss Rechnungen schreiben?

Um Rechnungen zu erstellen und zu speichern, braucht man in der heutigen Zeit eine Software. In Deutschland und auch den anderen EU-Ländern gelten strenge Regeln, was das Aufbewahren von Rechnungen angeht. Denn nach dem Umsatzsteuergesetzt § 14 UstG müssen Rechnungen im gewerblichen Kontext 10 Jahre aufbewahrt werden. Früher bedeutete dies Akten, Schränke oder sogar Räume voller Rechnungen, da alles in Papierform händisch erfasst wurde. Rechnungen müssen nicht nur im Unternehmenskontext erstellt werden, sondern auch bei Vereinen, Selbständigen, Privatpersonen, Freiberuflern und gemeinnützigen Organisationen. Das Erstellen und Speichern von Rechnungen sind also in allen Bereichen von großer Bedeutung.

Möglichkeiten eine Rechnung zu erstellen

Rechnungssoftware gibt es seit der Erfindung des Computers auf dem Markt. Das beliebteste Tool, um Rechnungen zu erstellen ist immer noch Excel. Excel ist eines der beliebten Office Programme und aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Es gibt aber auch bessere Alternativen zu den unübersichtlichen Excel-Tabellen. Auf vielen Internetseiten werden gratis Rechnungsprogramme angeboten. Die kostenlosen Softwaredownloads sind aber oft auch nur augenscheinlich gratis und bergen danach versteckte Kosten oder sind nur eine Freeware-Demo. Vollversionen kosten meist mehr und können nur selten kostenlos genutzt werden. Doch es lohnt sich in ein kostenpflichtiges Programm zu investieren, wenn man den Aufwand Rechnungen zu erstellen so geringhalten wie möglich halten will.

Die Geschichte des Rechnungsprogramms

Wie alles begann

Gerechnet wird schon seit dem Anbeginn der Menschheit. Die ersten Rechnungen wurden schon auf den Tontafeln der Sumerer entdeckt, die damit die Lieferung lebenswichtiger Güter wie Brot und Bier festhielten.

Römisches Zeitalter

Im römischen Reich wurde dann alles etwas fortschrittlicher. Unternehmer*innen konnten im römischen Reich zu großem Reichtum kommen. Die Infrastruktur für den Handel war in dieser Zeit so gut, dass sogar die entlegensten Orte am Handel teilhaben konnten. Die Römer nutzten, um rechnerisch zu kalkulieren, den „Abakus“. Man kennt ihn sicher noch aus der Grundschule und eher unter dem Namen Rechenschieber mit dem man als Kind gelernt hat, wie einfache Rechnungen funktionieren. Auf Stäben konnten Perlen von links nach rechts verschoben werden, um den römischen Kaufleuten das Rechnen erleichtern zu können.

Mittelalter

Im Mittelalter gab es zum römischen Reich in vielen Bereichen einen großen Rückschritt, doch bei der Rechnungslegung ging es voran. Man benutzte als Kaufmann oder Kauffrau jetzt Rechnungsbücher. In diese trug man noch mit Tinte und Füller seine Beträge ein, um den Überblick über die Zahlen zu behalten. Man schrieb unteranderem auch den Namen des Käufers, Informationen zur Ware und andere wichtige Daten auf.

Industrialisierung

Mit der Industrialisierung kam dann in der Wirtschaft langsam das mechanische Rechnungssystem auf, da man solch große Geschäftsvorfälle nicht mehr nur mit Büchern bewerkstelligen konnte. Man benutzte zu dieser Zeit die Loseblatt-Buchführung. Wie der Name schon vermuten lässt, bestanden die Bücher nicht mehr in gebundener Form, sondern als lose Blätter, die mit Eintragungen per Hand oder Buchungsmaschinen befüllt wurden. In den 20er Jahren des 19. Jahrhunderts wurde dann der „Schreibclavier“ eingeführt, der die Rechnungserstellung nochmal vereinfachte.

Computerzeitalter

Die große Wende kam dann mit der Erfindung des Computers. Disketten und später dann CD-ROMs, auf denen Programme gespeichert waren, konnten auf dem Computer installiert werden und die Rechnungserstellung wurde schneller und leichter.

Digitale Transformation

Durch die Digitalisierung ist die Online-Rechnungserstellung immer weiter auf dem Vormarsch. So können online Rechnungen ganz ohne lokale Installation einer Software erstellt und später gedownloadet und wenn benötigt auch ausgedruckt werden. Die Programme können teils kostenlos, aber auch kostenpflichtig sein. Kostenlose Programme gibt es zuhauf und sind für kleinere Unternehmungen dadurch erschwinglich. Für große Unternehmen oder auch jene, die wirtschaftlich vorankommen wollen, ist die Anschaffung eines passenden, vielleicht auch cloudbasierten Rechnungsprogramms unumgänglich. So kann kollaborativ und flexibel mit anderen Mitarbeitern zusammengearbeitet werden – egal, wo sich die Personen gerade befinden. Benötigt werden nur ein mobiles Endgerät und ein Internetzugang.

Basisfunktionen eines Rechnungsprogramms

Die Minimalanforderungen, die auch eine Freeware enthalten muss, sind das Schreiben der Rechnung und der darauffolgende Download, um es in seinen Dokumenten speichern oder auch ausdrucken zu können. Außerdem sollte das Programm sowohl auf Windows PCs als auch auf Mac laufen. Diese zwei Betriebssysteme sind die häufigsten und immer mehr Unternehmen setzen auf Apple Produkte, wie den Mac und damit auf das zugehörige Betriebssystem macOS. Rechnungsprogramme sollten einen Überblick über die Finanzen geben und wenn möglich, Schnittstellen zum E-Mail-Account aufweisen, sodass man die erstellten Rechnungen auch direkt an die Kund*innen verschicken kann. Gratis und/oder online Rechnungsprogramme weisen diese Anforderungen auch oft auf. Jedoch können weitere Features das Arbeitsleben in der Verwaltung erleichtern

Weiterführende Features

Weiterhin kann eine Cloud-Lösung als Rechnungsprogramm viele Vorteile bieten. Zum Beispiel ist das Speichern der Rechnungen sicherer, da sie nicht lokal auf einem Rechner gespeichert sind. So sind die Daten sicher gespeichert, auch wenn ein PC kaputt gehen sollte. Dafür bieten sich auch kostenlose Online-Softwarelösungen an. Auch kann es hilfreich sein, das Mahnwesen direkt über die Rechnungssoftware laufen zu lassen. Folglich können direkt Zahlungserinnerungen oder Mahnungen an die Kund*innen verschickt werden. Praktisch ist es dann noch, wenn man die Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) auch gleich über die Software berechnen kann. Es werden im Unternehmenskontext auch immer noch Barzahlungen ausgeführt. Daher ist die Führung eines Kassenbuches auch heute noch von Vorteil, damit man alle Ein- und Abgänge von baren Zahlungsmitteln im Blick behält. Das Kassenbuch passt somit auch in ein Rechnungsprogramm, um den Gesamtüberblick über die firmeneigenen Finanzen zu behalten.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Wer in ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm investieren will, kann sich auch direkt ein ganzes ERP-System anschaffen. Diese Softwarelösungen gibt es teils gratis, aber auch kostenpflichtige Programme sind nicht selten. Mit ihnen können unter anderem weitere Dinge, wie die Zeiterfassung der Mitarbeiter, das Pflegen von Unternehmensinformationen, die Verwaltung der Ressourcen und/oder das Bearbeiten der Social-Media-Kanäle durchgeführt werden.

Rechnungsprogramm in HitchDesk

Für die schnelle und einfache schreiben von Rechnungen bietet HitchDesk ein kostenloses Rechnungsmodul im Rahmen einer All-in-one-Unternehmenssoftware für den Büroalltag. Diese ist einfach über eine benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche verwendbar und unterstützt somit die Vereinfachung des Büroalltags. Auf der Dashboard-Ansicht können unter anderem Schnellrechnungen erstellt werden. Weiterhin können nicht nur einmalige Rechnungen ganz einfach angelegt und sogar per E-Mail versandt werden, sondern auch das Erstellen von wiederkehrenden Rechnungen ist mit der Software möglich. HitchDesk ist aber nicht nur ein Rechnungsprogramm, sondern bietet darüber hinaus viele weitere Funktionen wie die Arbeitszeiterfassung, Ressourcenplanung und ein Bewerbungsmanagement. Diese Module können nach dem HitchDesk-Prinzip von Privatpersonen, Unternehmen oder Freiberufler*innen individuell zusammengestellt werden, sodass es zu einem ganzheitlichen ERP-System ausgebaut werden kann.