Rechnungen online erstellen

Rechnungserstellung für Unternehmen und Freiberufler

Als Konzern, Kleinunternehmen oder Freiberufler ist die Rechnungserstellung an der Tagesordnung. Gerade Freiberufler sind nicht nur in ihrer Profession, sondern auch bei diesen administrativen Aufgaben auf sich selbst gestellt. Sie verfügen meist über kein Vorwissen und müssen Rechnungen auch ohne oder mit nur wenig steuerrechtlichen Kenntnisse erstellen.

Auch kleine und mittelständische Unternehmen haben nicht immer eine Buchhaltung. Gerade weil für die meisten KMU das Tagesgeschäft einen anderen Fokus hat, ist Rechnungen schreiben oft ein notwendiges Übel, mit dem die Mitarbeiter möglichst wenig ihrer wertvollen Arbeitszeit verschwenden wollen.

In großen, vor allem traditionsreichen Unternehmen hingegen gibt es vielleicht eine Buchhaltung, diese arbeitet jedoch mit einem möglicherweise längst veralteten oder sehr komplizierten Rechnungsprogramm, welches wichtige Arbeitsprozesse unnötig verzögern und zudem den Mitarbeitern viel Zeit und Nerven kosten könnte.

Von der Vorlage für Rechnungen über das E-Rechnungsportal bis hin zum gesamten webbasierten ERP System gibt es online verschiedenste Möglichkeiten der Rechnungserstellung.

E-Rechnungen

Zunächst erscheint es sinnvoll, eine Unterscheidung zu treffen: Was ist eine E-Rechnung genau und worin liegen hier die Vorteile gegenüber einer Online Rechnung oder der klassischen Papierrechnung? E-Rechnung steht für elektronische Rechnung und ist ein offizielles elektronisches Dokument, welches nicht in Papierform erstellt wurde, aber genauso rechtskräftig ist wie beispielsweise eine analoge Rechnung. Eine elektronische Rechnung erstellen kann theoretisch jeder, jedoch muss eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine Anbieter-Akkreditierung vorliegen oder sie muss den Anforderungen an einen elektronischen Datenaustausch genügen, die im § 14 III UStG und Artikel 233 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie festgehalten sind. Außerdem müssen alle müssen dazu alle Pflichtangaben nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, enthalten sein. Demnach ist jede Rechnung, die online erstellt wird, zwar eine Online Rechnung, aber nicht zwangsläufig auch eine E-Rechnung nach diesen Vorgaben. Für Rechnungsempfänger haben jedoch auch Online Rechnungen eine Gültigkeit.

Möglichkeiten der Rechnungserstellung: Online und Offline

Wenn wir ein paar Jahre in der Zeitrechnung zurückgehen, so war das Rechnung Schreiben ursprünglich eine sehr mühsame Arbeit. Per Hand und Schreibmaschine mussten diese einzeln erstellt werden und der Kunde erhielt sie per Post. Heute ist dies vor allem für große Unternehmen gar nicht mehr denkbar. Gerade bei den vielen rechtlichen Vorgaben wie der fortlaufenden Rechnungsnummer und der Umsatzsteuer musst du bei einer großen Anzahl an Kunden und Aufträgen bzw. verkauften Produkten sorgfältig arbeiten. Wenn dann noch mehrere Mitarbeiter mit dem Rechnung Schreiben betraut sind, kannst du den Überblick schnell verlieren. Für die Rechnungserstellung gibt es heute eine Vielzahl an digitalen Möglichkeiten, die viele Prozesse, wie z. B. den Versand per Mail, sogar automatisch ablaufen lassen und damit eine große Zeitersparnis darstellen.

Rechnungsvorlage oder Excel

Handelt es sich um sensible Daten, die möglichst auf keinem anderen Server landen sollten, vertrauen viele Kleinunternehmer und Unternehmen dennoch auf Offline Methoden wie die allseits beliebte Microsoft Software Excel oder die Rechnungsvorlage oder Muster für Rechnungen, die kostenlos als Download zur Verfügung stehen und dann offline weiterverwendet werden können. Bei letzterem ist immerhin die Formatierung bereits vorgegeben, sodass nicht unnötig Zeit in die eigenhändige Erstellung eines Layouts für Rechnungen in Word investiert werden muss und die eigenen Daten und Positionen ganz einfach eingegeben werden können.

Hier ergibt sich jedoch der Nachteil, dass viele Anbieter von Rechnungsvorlagen, die ihren Service kostenlos anbieten, Wasserzeichen oder sonstige Formen des Brandings auf den Dokumenten platzieren oder das Layout nicht vollumfänglich bearbeitet und damit nicht auf die eigenen Bedürfnisse und möglicherweise vorhandene Corporate Identity inkl. Logo abgestimmt werden kann.

Darüber hinaus wird bei Offline Vorlagen auch die fortlaufende Rechnungsnummer nicht automatisch angepasst, sodass auch hier noch händisch und bei einem Unternehmen mit mehreren Verantwortlichen für die Rechnungserstellung zudem umsichtig vorgegangen werden muss.

Rechnungsprogramm

Die andere Möglichkeit, offline Rechnungen zu schreiben, ist das klassische Rechnungsprogramm. Eine Software für die Rechnungserstellung, welche die Mandantenverwaltung, Formatierung und auch Einhaltung aller Vorgaben inkl. fortlaufender Rechnungsnummer übernimmt. Anbieter wie Datev, Lexoffice oder sevDesk bieten hier umfangreiche Lösungen, die allerdings auch mit hohen Kosten verbunden sind und nicht selten kompliziert aufgebaut und zu bedienen sind.

Hier bietet ein Rechnungsportal und andere Plattformen weitaus benutzerfreundlichere Möglichkeiten: Ob Rechnungen online schreiben, verwalten oder gar archivieren – die meisten Anbieter und Portale bieten mit ihrer Software eine Vielzahl an Funktionen, mit denen sich Rechnungen online erstellen lassen.

Rechnungsportal

Ein Rechnungsportal oder webbasiertes ERP System macht das Rechnungen schreiben online zum Kinderspiel. Mit benutzerfreundlichen Eingabemasken können die Positionen einfach eingegeben und das Layout bzw. die Vorlage individuell angepasst werden. Eine Rechnung online erstellen mit Logo ist auf den meisten Portalen nicht nur leicht umzusetzen, sondern sieht vor Kunden auch professionell aus und kreiert einen einheitlichen Look mit Wiedererkennungswert. Manche Portale bieten sogar einen Rechnungsgenerator an, mit dem Rechnungen automatisch erstellt werden können. Auch das Versenden der Rechnungen per Mail ist manchmal direkt integriert.

Im Nutzerkonto kann man alle erstellten Rechnungen speichern, einsehen, verwalten und archivieren. Zudem sind diese sicher in einer Cloud gespeichert. Den meisten Nutzern reicht das meistens noch nicht aus: Rechnungen online erstellen zum Ausdrucken oder zur Umwandlung in eine PDF Datei gehören meistens zusätzlich zu den Anforderungen. Auch dies ist möglich mit einer leistungsstarken Webanwendung oder webbasiertem Rechnungsprogramm. Kostenlos sind von diesen jedoch auch nur wenige, sie bieten aber verschiedene Nutzungspläne oder monatliche Zahlungen an, die weit unter den Lizenzkosten von ERP Systemen wie SAP und anderen kommerziellen Anbietern liegen.

Rechnungen und Datenschutz

Bedenken zum Datenschutz sind gerade bei einem sensiblen Thema wie der Rechnungserstellung berechtigt. Doch auch hier gibt es mittlerweile viele technische Möglichkeiten für den Datenschutz, mit denen Daten verschlüsselt und gesichert werden können. Um Rechnungen manipulationssicher zu machen, kann beispielsweise die Blockchain Technologie statt einer handelsüblichen Datenbank verwendet werden.

Rechnungen online erstellen mit HitchDesk

Auch HitchDesk bietet die Verschlüsselung von Rechnungsdaten mit Blockchain an. Als umfangreiches webbasiertes ERP System bietet HitchDesk eine Vielzahl an Funktionen, die über die Rechnungserstellung hinausgeht: Mit Zeiterfassung, Bewerbungsmanagement, Eventplanung, Website Monitoring und weiteren branchenspezifischen Modulen kannst du den gesamten Büroalltag in nur einer intuitiven webbasierten Softwarelösung verwalten. Die Module sind nach dem HitchDesk-Prinzip einzeln aktivier- und kombinierbar, sodass die individuellen Anforderungen exakt abgebildet werden und alle Komponenten reibungslos zusammenarbeiten. Zudem sind alle Grundfunktionen kostenlos nutzbar.