Eventplaner Software

Eventplanung – Eine beträchtliche Herausforderung

Unter der Eventplanung wird die Anwendung von Projektmanagement für die Durchführung einer kleinen oder großen Veranstaltung verstanden. Im Zuge einer erfolgreichen Eventplanung werden in der Regel zahlreiche Tätigkeiten durchgeführt, um den Erwartungen aller Beteiligten gerecht zu werden: z. B. Aufstellen eines Budgets, Koordination der technischen Aspekte, Abstimmung mit dritten Parteien, Aufstellen eines Notfallplans und Gewährleisten der Sicherheit aller Beteiligten. Die Eventplanung kommt für Veranstaltungen von allen Größen zum Einsatz. Der Eventmanager sieht sich im Rahmen der Eventplanung mit zahlreichen technischen, logistischen und kreativen Herausforderungen konfrontiert. Hierdurch gestalten sich die Herausforderungen hinter der Eventplanung als außergewöhnlich komplex.

Funktionen von Eventplaner Software

Eventplaner Software ist darauf ausgelegt den Eventmanager die Planung des Events zu erleichtern. Hierfür umfasst Eventplaner Software unter anderem die folgenden Funktionen:

Verkauf der Eintrittskarten

Der größte Teil des erwirtschafteten Umsatzes hinter einem Event stammt aus dem Verkauf der Eintrittskarten. Deswegen handelt es sich um eine der zentralen Aufgaben einer Eventplaner Software den Verkauf von Eintrittskarten schnell und ohne Probleme möglich zu machen.

Datenschutz

Für jede Softwareapplikation gilt, dass Datenschutz eine absolute Priorität einnehmen sollte. Dies gilt auch für Eventplaner Software. So speichert diese große Mengen an Informationen, welche vor Angriffen von außen abgesichert sein müssen.

Auf das Event zugeschnittene App

Eine solche App schafft zahlreiche Möglichkeiten, dass Event unterhaltsamer und informativer zu gestalten. Um die hohen Kosten der Entwicklung einer App für ein einzelnes Event zu umgehen, ist es die Aufgabe einer guten Eventplaner Software eine dynamische App anzubieten, welche vom Benutzer auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.

Auf das Event zugeschnittene Webseite

Ähnlich wie in Bezug auf die App ist es wichtig, dass die Eventplaner Software dem Veranstalter die Möglichkeit gibt, schnell und ohne großen Aufwand eine Webseite zu schaffen, welche auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Echtzeit-Analysen

Bei der Durchführung eines Events handelt es sich um eine komplexe Angelegenheit. Umso wichtiger ist es den Auswirkungen der eigenen Maßnahmen jederzeit kontrollieren zu können, um den Erfolg des Events abzuschätzen. Hierfür sollte die Eventplaner Software zahlreiche wichtige Metriken erfassen, durch welche der Status quo bewertet werden kann. U. a. die folgenden Metriken sollten erfasst werden:

• Verkaufte Eintrittskarten
• Umsatz
• Anzahl der installierten Apps
• Anzahl der Aufrufe auf die Webseite

Vorteile von Eventplaner Software

Durch Eventplaner Software kann ein Unternehmen durch unter anderem die folgenden Vorteile profitieren:

Digitalisierung großer Datenmengen

Eventplaner Software erleichtert das Management von großen Datenmengen. Diese fallen bei der Durchführung eines erfolgreichen Events in der Regel an, weswegen Eventplaner Software einen Beitrag leisten kann, in diese großen Datenmengen Übersichtlichkeit und Transparenz hereinzutragen.

Echtzeit-Analyse

Während des Events stattfindende Trends zeichnen sich in den registrierten Daten ab und können durch eine Echtzeit-Analyse herausgelesen werden, wodurch es den Veranstaltern möglich ist, schnell und flexibel auf kurzfristige Entwicklungen zu reagieren.

Automatisierung

Eventplaner Software ermöglicht die Automatisierung von Tätigkeiten, welche ansonsten wertvolle Kapazitäten in Anspruch genommen hätten, indem z. B. E-Mails automatisch an die Gäste verschickt werden.

Organisation

Eventplaner Software erleichtert die Organisation von zahlreichen Terminen, indem sie den Nutzer beim Time Management unterstützt und an wichtige Termine erinnert.

Nachteile von Eventplaner Software

Gleichzeitig bringt Eventplaner Software folgende Nachteile mit sich:

Mangelnde Individualisierung

Häufig zielt Eventplaner Software so sehr darauf ab von jedem potenziellen Nutzer angewendet zu werden, dass sich dem Nutzer kaum noch Design-Optionen bieten. Stattdessen muss er mit einem recht generischen Produkt vorliebnehmen, welches in manchen Fällen sogar nicht besonders intuitiv gestaltet ist.

Preis

Eventplaner Software kann viel kosten. Ob diese Kosten von der durch die Eventplaner Software verursachten Wertsteigerung kompensiert werden, hängt von dem individuellen Fall ab.

Kundensupport:

Jede Software steht und fällt in Teilen auch mit dem ihr beiseitegestellten Kundensupport. Falls dieser nicht den Erwartungen gerecht wird, kann es schnell dazu kommen, dass sich ein Nutzer mit einem Problem allein gelassen wird.

HitchDesk – Ein ERP System mit einer integrierten Eventplaner Software

Bei dem von TenMedia produzierten ERP System HitchDesk handelt es sich um eine modulare Software, welche von dem Nutzer individuell auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten werden kann. Zum Beispiel kann der Nutzer zwischen den Modulen einer digitalen Zeiterfassung, Blockchain-Technologie zur Gewährleistung der Sicherheit der gespeicherten Daten und einem Bewerbungsmanagement wählen Hierbei kommt HitchDesk auch den Bedürfnissen hinter der erfolgreichen Planung eines Events nach.