Eventplanung

Events sind jedes Jahr ein großer Bestandteil unseres privaten und beruflichen Kalenders. Ob Geburtstagsfeiern, Hochzeiten, Meetings oder Firmenfeiern, hinter jeder Veranstaltung steckt Arbeit, und zwar in der Planung und Organisation. Einzelpersonen oder Teams planen teilweise schon Monate oder Wochen im Voraus. Dabei müssen essenzielle Fragen wie: „Wo soll das Event stattfinden?“ und „Wer ist eingeladen?“ beantwortet werden. Auch eher weniger wichtige Fragen zur Deko und dem Ambiente sind bei manchen Events wichtig.
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Checkliste zur Eventplanung

Einige Punkte müssen längere Zeit vor dem Event feststehen, andere können noch kurzeitig vorher geplant werden. Bevor man jedoch die Planung im Detail angeht, sollte das Budget feststehen. Denn ob es überhaupt eine Veranstaltung geben kann, kommt darauf an wie viel Geld zur Verfügung steht. Erst dann können folgende Punkte geklärt werden.

  • Ort: Wo soll das Event stattfinden? Das ist eine der wichtigsten Fragen, die geklärt werden muss. Wichtig ist, ob eine gewisse Verkehrsanbindung vorhanden sein muss. Denn vielleicht ist es gerade bei internationalen Geschäftsveranstaltungen sinnvoll den Ort in der Nähe eines Flughafens zu wählen, sodass Gäste, die mit dem Flugzeug anreisen keine lange Fahrt mehr zurücklegen müssen. Auch ist es wichtig, welche Räumlichkeiten man braucht. Ist es notwendig, dass ein großer Saal zur Verfügung steht oder braucht man spezielle Locations wie Tanzclubs oder Restaurants? All diese Fragen sollten bei der Bestimmung des Ortes beachtet werden, sodass der weiteren Planung nichts im Wege steht.
  • Programm: Weiter geht es mit der Programmplanung. Hier muss man vorerst die Erwartungen der Gäste an das Event feststellen. Außerdem muss geplant werden, wie lange die Veranstaltung gehen soll. Beim Programm ist Kreativität gefragt. Das Event soll Abwechselung bringen und nicht zu eintönig sein. Natürlich muss man alles noch nicht bis ins kleinste Detail planen, aber das Rahmenprogramm sollte schon soweit feststehen.
  • Verpflegung: Danach sollte geklärt werden was an Essen und Getränke gereicht wird. Je nach Zeitpunkt und Art der Veranstaltung passen verschiedene Gerichte und Getränkte. Ist es zum Beispiel eine Messe bei Tag, könnte man eher Snacks und Häppchen sowie Getränke in Flaschen reichen, die gut im Stehen und Gehen verzehrt werden können. Handelt es sich bei dem Event aber eher um eine Feier mit festen Sitzplätzen wäre ein aufwendigeres Menü oder großes Buffet passender, sowie Getränke eine größere Getränkeauswahl. Auch die Tageszeit spielt bei der Planung der Speisen und Getränke eine wichtige Rolle. Bei morgendlichen Veranstaltungen sollte dabei auch auf warme Getränke wie Kaffee und Tee geachtet werden, wohingegen bei abendlichen auch gerne alkoholischen Getränken gereicht werden können.
  • Show: Um das Programm abwechslungsreich zu gestalten, kann es hilfreich sein Livebands, Künstler*innen oder DJs in den Ablauf mit einzuplanen. Diese lockern die Stimmung auf und sorgen für eine angenehme Atmosphäre. Das Event kann damit für die Gäste unvergesslich werden. Auch müssen Redner*innen und Moderator*innen oft lange im Voraus angefragt werden, da diese einige Vorbereitungszeit benötigen. Vorteilhaft kann es außerdem sein diese in den Prozess der Eventplanung mit zu integrieren, gerade was die Zeitplanung und das Anfragen weiterer Redner*innen für das Event angeht.
  • Gäste: Ohne Gäste kein Event. Damit alle Gäste über das Event Bescheid wissen, müssen im Voraus Einladungen verschickt oder Tickets verkauft werden. Je nach Größe des Events muss dieser Schritt genau wie vorherigen schon früh erfolgen. Gerade bei langen, vielleicht sogar mehrtägigen Veranstaltungen muss den Gästen die Möglichkeit zur Planung gegeben werden. Diese müssen möglicherweise Transportmittel zum Veranstaltungsort buchen oder auch Übernachtungsmöglichkeiten ausloten. Damit das für die Gäste also alles nicht zu kurzfristig wird, müssen die Karten also schon einige Zeit im Voraus angeboten werden. Nicht zu vergessen, ist das Marketing für das Event. Um auch alle Tickets verkaufen zu können, muss die Werbetrommel ordentlich gerührt werden. Dies braucht einiges an Vorlaufzeit.
  • Genehmigungen und Lizenzen: Für manche Arten von Events benötigt man zudem Genehmigungen, die beim Amt vor Ort beantragt werden müssen. Wenn man zum Beispiel ein großes kommerzielles Event oder eine Messe plant, müssen Sicherheitskonzepte und neuerdings auch ein Hygienekonzept ausgearbeitet werden. Die Zeit dafür sollte man nicht unterschätzen. Möchte man hingegen nur eine private oder kleine unternehmensinterne Veranstaltung planen, ist eine Lizenz oft nicht nötig.
  • Plan B: Zum Schluss sollte außerdem noch ein Plan ausgearbeitet werden, falls es doch mal zu Not- oder Ausfällen kommt. Was wenn der Caterer nicht liefern kann oder der Moderator des Abends seinen Flug verpasst? Für alle Eventualitäten muss es einen Plan B geben, sodass das Event nicht bei der kleinsten Planabweichung ausfallen muss.

Eventmanagement Studium oder Ausbildung

Um sich zum Veranstaltungsmanager*in ausbilden zu lassen, gibt es viele Wege. Dazu zählen Ausbildungen wie auch Studiengänge. Auch kann man als Quereinsteiger in diesem Berufsfeld arbeiten. Die Ausbildung findet meistens schulisch an einer Berufsschule oder privaten Bildungseinrichtung statt. Dabei wechseln sich Praxisphasen und Schulphasen ab. An Universitäten kann Eventmanagement auch komplett universitär, aber auch dual studiert werden. So kann man am Ende den akademischen Titel B.A. erwerben. Ob man lieber studiert oder eher eine Ausbildung absolvieren will hängt von der eigenen Person ab. Beides hat seine Vor- und Nachteile. Gelehrt werden unteranderem Öffentlichkeitsarbeit, Projektmanagement, sowie Wirtschaftspsychologie. Nach einer Ausbildung kann man außerdem noch eine Weiterbildung zum/zur Betriebswirt*in absolvieren oder doch noch ein Studium anhängen.

Softwareunterstützung für die Planung

Die Arbeit im Eventmanagement kann durch Softwarelösungen erleichtert werden. So kann eine Software zum Beispiel einen besseren Überblick über die Termine und auch die Finanzen bringen. Durch digitale Listen können Aufgaben erfasst und an verschiedene Mitarbeiter*innen delegiert werden. Auch geben digitale Terminkalender die Möglichkeit seine Termine im Überblick zu behalten. Dabei können Push-Benachrichtigungen eingestellt werden, sodass kein Termin mehr vergessen wird. Zudem kann ein Buchungssystem für Tickets, das Marketing und den Verkauf vereinfachen. Handelt es sich nämlich um ein öffentliches Event, so können Interessierte online Tickets erwerben. Mit einer Softwarefunktion, die das Social-Media-Marketing unterstützt, kann man einfach Posts erstellen und planen und somit die Vermarktung des Events vereinfachen. All diese Funktionen könnten zum Beispiel durch ein ERP-System abgedeckt werden.

HitchDesk

Bei HitchDesk handelt es sich um eine modulare Software, welche von jedem Nutzer individuell auf die eigenen Bedürfnisse wie ein Baukastensystem zusammengestellt werden kann. Zum Beispiel kann der Nutzer zwischen den Modulen einer digitalen Zeiterfassung, Blockchain-Technologie zur Gewährleistung der Sicherheit der gespeicherten Daten und einem Bewerbungsmanagement wählen. Mit dem Event-Modul können mit der ERP-Software HitchDesk ganz einfach und übersichtlich Events geplant werden. So wird dein nächstes Firmenevent ein voller Erfolg.

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