Kita Verwaltungssoftware

Bei einer Kita Verwaltungssoftware handelt es sich um ein Computerprogramm, welches darauf abzielt, die Bewältigung von komplexen administrativen Aufgaben im beruflichen Alltag einer Kindertagesstätte durch die Bereitstellung zahlreicher heterogener Instrumente zu unterstützten und zu erleichtern. Die Zielgruppe von Kita-Software sind demnach die Kindertagesstätten. Der Datenschutz nimmt für Kita-Software eine besondere Bedeutung ein.
Kita Verwaltungssoftware
© JenkoAtaman
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Kita-Software kann den Kitas über einen Download und eine Installation auf lokalen Rechnern zur Verfügung gestellt werden. Die Installation sollte hierbei nicht übermäßig viel Zeit in Anspruch nehmen. Auch ist es möglich, dass die Einrichtungen die Software online über das Web bzw. über einen Browser nutzen. Einen Zugriff auf die in der Software enthaltenen Informationen und Applikationen erhalten die Kitas meist über ein Portal, auf welches sie online im Web bzw. im Browser zugreifen. Dadurch das alles online stattfindet, müssen sich die Einrichtungen nicht um die Datenspeicherung und Datensicherung kümmern. Hierdurch soll der einzelne Kindergarten unter anderem dabei unterstützt werden, einen leichten Überblick über alle gespeicherten Informationen zu erhalten.

Regelmäßige Updates erneuern in der Regel die Kindergarten Software. Diese Updates sollen gewährleisten, dass die Kunden jederzeit Zugriff auf das bestmögliche Produkt haben. Die Zufriedenheit des Kunden bzw. der Zielgruppe soll auf diese Weise erhöht werden.

Kita Software hat bundesweit durch die fortschreitende Digitalisierung enorm an Bedeutung gewonnen. Aus diesem Grund bieten die Anbieter von Kita Software ihr Angebot in den allermeisten Fällen bundesweit an. Dies ist über das Internet leicht zu bewerkstelligen.

Kindertagesstätten – Einrichtung zur institutionellen Bildung, Erziehung und Betreuung

Kindertagesstätten werden in Deutschland von den folgenden großen Trägern betrieben und geprägt:

  • Öffentliche Träger: Von allen Kindertagesstätten in Deutschland wird mit 18.228 Kitas im Jahr 2016 ca. jede Dritte von kommunalen Trägern verwaltet und betrieben. Diese Kindertagesstätten sind Einrichtungen der Stadt oder des Landes.
  • Freie Träger: Die restlichen zwei Drittel der Kindertagesstätten (37.065 im Jahr 2016) werden von freien Trägern betrieben, welche bei diesem Unterfangen oft durch öffentliche Gelder unterstützt werden. Die Gruppe der freien Träger kann man in die folgenden Kategorien einteilen:
    • Kirchliche Träger (insbesondere Caritas und das Diakonische Werk)
    • Große Wohlfahrtsverbände
      • Deutsche Paritätischer Wohlfahrtsverband – Gesamtverband
      • Deutsches Rotes Kreuz (DRK)
      • Arbeiterwohlfahrt (AWO)
      • Internationaler Bund (IB)
    • Stiftungen
    • Elterninitiativen
    • Privatwirtschaftliche Träger
    • Reformpädagogische Träger

Kindertagesstätten haben auf die persönliche Entwicklung der Kinder einen großen Einfluss. So üben sie als institutionelle Bildungs- und Erziehungseinrichtung folgende Funktionen aus:

  • Bereitstellen einer sozialen Plattform: Auf dieser können Kinder jederzeit miteinander in Kontakt treten, Kommunikation betreiben und somit Informationen austauschen und die eigenen sozialen Fähigkeiten weiterentwickeln.
  • Weiterbildung der Kinder: Die Kita bereitet ein Kind auf die intellektuellen und fachlichen Herausforderungen vor, mit welchen es sich in der Schule auseinandersetzen wird.
  • Schaffen von neuen Eindrücken: Diese Eindrücke konfrontieren das Kind mit äußeren Reizen, welche die persönliche Entwicklung des Kindes stimulieren und prägen.
  • Detektion der besonderen Merkmale und Bedürfnisse eines jeden Kindes: Auf Grundlage dieser Informationen können sich die Eltern und der Kindergarten individuell auf die jeweiligen Ansprüche eines jeden Kindes ausrichten. Auch den Eltern kann hierdurch die Erziehung erleichtert werden.

Software – Merkmale und Kategorisierung

Bei Software handelt es sich um eine Ansammlung von Daten, welche den Computer in seiner Funktionsweise instruieren. Hierbei kann Software anhand der Ausprägung der folgenden Merkmale beschrieben werden:

  • Funktionalität: Je umfassender eine Software ein angestrebtes Ziel zu erfüllen vermag, desto funktionaler ist die Software gestaltet.
  • Effizienz: Effizienz definiert sich durch die Fähigkeit einer Software, die angestrebte Leistung zu erbringen, während gleichzeitig möglichst wenig Zeit und Ressourcen in Anspruch genommen werden.
  • Verlässlichkeit: Der Grad an Verlässlichkeit, welcher eine Software mit sich bringt, wird durch die folgenden Faktoren bestimmt:
    • Fehlertoleranz
    • Wiederherstellbarkeit
    • Reife
  • Benutzerfreundlichkeit: Eine Software ist benutzerfreundlich, wenn sie ohne großen Aufwand angewendet werden kann. Ob sie ohne großen Aufwand angewendet werden kann, hängt von folgenden Einflussfaktoren ab:
    • Verständlichkeit
    • Erlernbarkeit
    • Bedienbarkeit
  • Instandhaltbarkeit: Die Instandhaltbarkeit beschreibt, mit welchem Aufwand Modifikationen an einer Software vorgenommen werden können, und wird durch folgende Merkmale bestimmt:
    • Testbarkeit
    • Stabilität
    • Veränderlichkeit
    • Bedienbarkeit
  • Übertragbarkeit: Übertragbarkeit ist die Fähigkeit einer Software, von einer Umgebung auf eine andere Umgebung übertragen werden zu können, ohne dass an der Software große Änderungen vorgenommen werden müssen. Die Übertragbarkeit einer Software hängt von folgenden Eigenschaften ab:
    • Adaptionsfähigkeit
    • Installationsfähigkeit
    • Austauschbarkeit

Kita Verwaltungssoftware – Vor- und Nachteile

Eine Kindertagesstätte erschließt sich durch die Nutzung sinnstiftender Verwaltungssoftware folgende Vorteile:

  • Optimierung von Arbeitsabläufen und der Kommunikation
  • Zielgerichtete Datendokumentation
  • Übersichtliche Organisation von Daten
  • Aufschlussreiche Datenauswertung
  • Gewährleisten von Datensicherheit
  • Unterstützung von Entscheidungsprozessen durch organisierte und ausgewertete Datenmengen
  • Automatisierung von repetitiven Prozessen
  • Reduzierung von Kosten
  • Größerer Datenschutz

Gleichzeitig bringt eine Kindergarten Verwaltungssoftware in der Regel folgende Nachteile mit sich:

  • Kosten: Der Erwerb von Kita-Software verursacht einen Aufwand. Ob und inwiefern die durch diesen Erwerb verwirklichten Wertschöpfungspotenziale den verursachten Aufwand ausgleichen und übertreffen, hängt von den Merkmalen eines jeden individuellen Falls ab.
  • Aufwand zur Einarbeitung: Die mitunter recht ausgeprägte Komplexität von Kita Verwaltungssoftware macht eine Einarbeitung in deren Funktionsweise notwendig, was einen recht hohen Zeitaufwand mit sich bringen kann.
  • Individualisierungsaufwand: Falls die Notwendigkeit besteht, die Kita-Software individuell auf die Bedürfnisse des Anwenders zuzuschneiden, wird Individualsoftware zur Notwendigkeit, deren Entwicklung im Vergleich zu Standardsoftware typischerweise höhere Kosten verursacht.

Funktionsumfang von Kita Verwaltungssoftware

Eine zielgerichtete und individuelle Kita Verwaltungssoftware versucht viele verschiedene Bedürfnisse abzudecken. Aus diesem Anspruch leiten sich u. a. die folgenden Funktionen ab:

  • Kinderverwaltung
    • Speicherung und Verwaltung der Kinderdaten (z. B. Erfassen von medizinischen Daten)
    • Aufstellen von Betreuungsübersichten
    • Verwaltung der Warteliste
    • Aufstellen von Kinderlisten
    • Führen eines Gruppentagebuches
  • Mitarbeiterverwaltung
    • Informationsaustausch mit Kollegen
    • Speicherung und Organisation von Personaldaten
    • Aufstellen von Personalübersichten
    • Planung und Verwaltung von Urlaub
    • Planung und Verwaltung von Dienstplanung
  • Rechnungsverwaltung
    • Abrechnung von den Beiträgen der Eltern
    • Abrechnung von Beiträgen für Verpflegung
    • Verwaltung des Budgets
  • Statistik und Analyse
    • Erstellen und Auswerten von Statistiken
  • Verwaltungsfunktionen
    • Optimierung der Platzvergabe
    • Betrieb eines Terminkalenders
    • Speicherung und Verwaltung von Verträgen
    • Verwaltung des Inventars

Durch ein organisiertes Speichern und Ordnen von einer Vielzahl von Informationen und einem leichten Zugriff auf diese Informationen kann der Kindergarten jederzeit einen leichten Überblick über alle wichtigen Daten erhalten.

HitchDesk: Modulare Kita Verwaltungssoftware für Kindertagesstätten

Bei HitchDesk handelt es sich um ein modulares webbasiertes ERP System, welches mit dem Ziel entwickelt wurde, administrative Prozesse in Kindertagesstätten durch das zur Verfügung stellen von diversen digitalen Instrumenten zu verschlanken, sodass Kosten gespart werden und Erzieher*innen die gewonnene Zeit den eigentlichen pädagogischen Tätigkeiten widmen können. Durch den modularen Aufbau von HitchDesk wird den Nutzern die Freiheit in die Hand gegeben, auf Grundlage der eigenen individuellen Bedürfnisse aus einem Feld an auf Kindertagesstätten ausgerichteten digitalen Instrumenten auszuwählen und somit ein Endprodukt zu kreieren, welches den charakteristischen Merkmalen einer jeden Kindertagesstätte in einem zufriedenstellenden Maße gerecht wird. Auf diese Weise kann jede Kindertagesstätte bei der Zusammenstellung des gewünschten Produkts aus Modulen wie z. B. einem Rechnungsprogramm oder einer webbasierten Zeiterfassung wählen. Über das Rechnungsprogramm kann z. B. eine Abrechnung oder mehrere Abrechnungen erstellt werden. Dieser individuelle Ansatz ermöglicht an meisten Wertschöpfung. Falls sich Ihnen noch weitere Fragen stellen, Sie über das Angebot noch weitere Informationen einholen wollen oder Sie schlicht mit uns ein Gespräch führen möchten, kontaktieren Sie uns gerne!

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