Stammdatenverwaltung

Definition Stammdaten

Stammdaten sind Daten, die grundlegende Informationen über betriebliche Gegenstände oder Personen wie Produkte, Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter enthalten.

Die Stammdaten können beispielsweise Bezeichnungen und Preise von Produkten und Namen und Adressen von Lieferanten, Kunden und Mitarbeitern abbilden. Diese stellen für Unternehmen eine hohe Wichtigkeit dar, da sie im laufenden Prozess immer wieder erneut bearbeitet werden müssen. Aus diesem Grund werden sie auch als statistische Daten bezeichnet (im Englischen „master data“ oder „core data“).

Kriterien

Die Definition von Stammdaten erfolgt über drei Kriterien, die im Folgenden erläutert werden sollen.

1. Existenzielle Abhängigkeit

Daten können in einem sogenannten Entity-Relationship-Modell (ER-Modell) abgebildet werden. In diesem Modell werden Dinge, Gegenstände und Objekte (= entities) und deren Beziehung zwischen ihnen ( = relationship) in einem Zusammenhang gebracht.

In einem ER-Modell stehen beispielsweise links all jene Daten, die existenziell unabhängig sind. Diese Daten werden Stammdaten genannt. Als Beispiel für Stammdaten können Kunden- und Produktdaten genannt werden. Gegenüberliegend auf der rechten Seite befinden sich die sogenannten Bewegungsdaten. Diese stehen in großer existenzieller Abhängigkeit zu den Stammdaten und sind z. B. Auftragspositionen von Produkten.

2. Änderungsvolumen

Stammdaten zeichnen sich dadurch aus, dass sie über einen langen Zeitraum hinweg unverändert bleiben.

Im Gegensatz dazu stehen die Bewegungsdaten, die zusätzliche Fakten zu den vorhandenen Stammdaten liefern und sich auf die Finanzen, die Logistik und die Arbeit beziehen können (Bsp.: Bestellung, Versandstatus, Arbeitszeiterfassung).

Bewegungsdaten weisen eine häufige Änderung vor. Sie entstehen dynamisch und häufiger als Stammdaten.

Inhaltliche, prozessorientierte und temporale Aspekte

Stammdaten werden zudem als Daten definiert, die sich am Zustand orientieren. Durch sie können bestimmte Sachverhalte identifiziert, klassifiziert und charakterisiert werden.

Bewegungsdaten hingegen orientieren sich an der Abwicklung und entstehen durch Prozesse im Unternehmen immer wieder neu. Sie haben einen Einfluss auf die Vorgänge von Datenverarbeitungen und führen zu Veränderungen.

Einzelne Objekte, die sich auf bestimmte Stammdaten beziehen, sind Stammsätze, die in Datenbanken oder Dateien abgespeichert werden.

Unterschiede zwischen Stamm- und Bewegungsdaten

Die Unterschiede von Stamm- und Bewegungsdaten werden im Folgenden gegenübergestellt.

Definition Stammdatenverwaltung

Die Stammdatenverwaltung, auch Stammdatenmanagement bzw. auf Englisch Master Data Management (MDM) genannt, umfasst Aktivitäten eines Unternehmens, die auf die Strategie, Organisation, Methodik und Technologie abzielen.

Erreicht werden soll eine Maximierung und Sicherung der Datenqualität. Zudem soll die Korrektheit der gespeicherten Daten (Datenkonsistenz) system- und anwendungsübergreifend gegeben sein.

Stammdatenarten

Im Bereich der betrieblichen Datenverarbeitung stellen Stammdaten wichtige Grunddaten eines Unternehmens dar, die über längere Zeiträume unverändert bleiben. Diese essenziellen Firmendaten können folgende Stammdatenarten abbilden:

• • Kundendatenstammsatz
• Personalstammsatz
• Materialstammsatz
• Kreditorenstammsatz
• Sachkontenstammsatz
• Anlagenstammsatz
• Patientenstammsatz

Kundenstammsätze sind beispielsweise Kundennummern von Kunden eines Warenhauses oder eines Hotels.

Personalstammsätze stellen z. B. Personalnummern der Mitarbeiter im Bereich der Personalverwaltung eines Unternehmens dar.

Als Materialstammsätze werden unter anderem Materialnummern eines geführten Artikels innerhalb der Materialwirtschaft angesehen.

Kreditorennummern sind wesentlich in der Kreditorenbuchhaltung. Diese Buchhaltung ist neben der Finanzbuchhaltung angesiedelt und befasst sich mit der Buchführung, die zwischen Unternehmen und den sogenannten Kreditoren (externe Anbieter von Dienstleistungen) eingesetzt wird.

Sachkontenstammsätze werden in Form von Sachkontennummern in der Buchführung behandelt. Sachkonten sind Hauptbuch-Konten, die für die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung verwendet werden.

Anlagenstammsätze bestehen aus Anlagennummern, mit denen in der Anlagenbuchhaltung (AnBuHa) gearbeitet wird. Die Anlagenbuchhaltung ist ein Teilgebiet der Finanzbuchhaltung. Sie ist dafür zuständig, die Vermögensgegenstände eines Unternehmens aufzunehmen und diese zu verwalten.

Patientenstammsätze verfügen über Patientennummern, die beispielsweise in Arztpraxen oder Kliniken gesammelt und verwaltet werden.

Stammdatenbereitstellung

Für die Stammdatenbereitstellung sind verschiedene Konzepte der IT-Architektur vorhanden. Eine Stammdatenhaltung kann von Zentralität oder Harmonisierung abhängig gemacht werden.

Die entsprechenden Daten können zentral oder dezentral gespeichert werden.

Außerdem können die Daten stark harmonisiert oder nur teilweise harmonisiert werden. Harmonisierung bedeutet, dass Stammdaten gleicher Objekte zusammengeführt werden, um eine Datenredundanz (Daten mit gleichen Informationen sind mehrfach im System vorhanden) zu verhindern.

Für die Bereitstellung von Stammdaten sind drei Einsatzformen möglich:

Stammdaten-Konsolidierung und -Harmonisierung

Diese Form der Stammdatenbereitstellung kann beispielsweise dann verwendet werden, wenn ein Unternehmen ein einheitliches Reporting anstrebt, welches über verschiedene Systeme hinweg einsetzbar ist. Reporting oder im Deutschen auch Berichtswesen genannt, befasst sich mit allen Einrichtungen und Maßnahmen von bspw. einer Firma. In diesem Zusammenhang werden Berichte erstellt.

Die Stammdaten eines Business Objects (z. B. Lieferanten) werden innerhalb der Stammdaten-Konsolidierung an das zentralgelegene Stammdatenverzeichnis weitergeleitet. Alle Duplikate innerhalb der Daten, die durch Eingabefehler oder verschiedenen Schreibweisen entstehen können, werden bereinigt und mit weiteren notwendigen Informationen angereichert.

Lokale Stammdatenpflege

Ein Stammdatenserver (ein Programm oder Gerät, das Dienste für andere Programme oder Geräte bereitstellt) ist dafür verantwortlich, dass die Stammdatenattribute in unterschiedlichen Systemen konsistent bleiben. Ein Beispiel soll verdeutlichen, was ein Stammdatenattribut darstellen kann: Eine Stammdatei wird als „Kostenstelle“ bezeichnet. Ein Stammdatenattribut dazu ist beispielsweise der „Kostenstellenverantwortliche“.

Die Stammdatenpflege und das Anlegen von Stammdaten erfolgt hier weiterhin lokal in den Anwendungen.

Zentrale Stammdatenpflege

Bei der zentralen Stammdatenpflege findet die Stammdatenverwaltung auf dem Stammdatenserver statt. Die Datensätze werden vom Server an die jeweiligen Datenverwaltungssysteme der Anwendungen gesendet.

Gründe für die Stammdatenverwaltung

Verschiedene Gründe sind dafür entscheidend, dass die Pflege von Stammdaten in Unternehmen betrieben wird.

• Hohe Qualität: Wenn die Stammdaten von hoher Qualität gezeichnet sind, können Prozesse effizienter umgesetzt werden. Zudem sind die Kunden zufrieden und es besteht die Möglichkeit, verlässliche Analysen zu betreiben. Stammdaten, die Fehler beinhalten, führen zu langsamen Prozessen und können Kosten verursachen.
• Praktische Datenspeicherung: Durch die Stammdatenpflege wird verhindert, dass zum Beispiel nicht bei jedem neuen Kontakt zu einem Kunden, dessen Bankverbindung oder Adresse erneut eingegeben werden muss. Die Daten zum Kunden werden einmal im Kundenstammsatz aufgenommen und ist mithilfe der Kundennummer abrufbar.
• Datenredundanz wird verhindert: Die Datenredundanz besteht dann, wenn Daten in einer Informationsquelle mehrfach bestehen. Um diese zu verhindern, wird die Stammdatenverwaltung und die Stammdatenpflege betrieben. Durch einen Begriff, der zur Identifizierung eines Objekts oder einer Person dient, wird in einem Stammsatz die gewünschte Information aufgerufen. Dort können auch Änderungen an den Daten vorgenommen werden.

Stammdatenverwaltung mit HitchDesk

HitchDesk ist eine All-in-One-Lösung für Unternehmen, Selbstständige und Privatpersonen und bietet die unkomplizierte Verwaltung von Daten innerhalb einer Anwendung an. Mit HitchDesk lassen sich unkompliziert Mitarbeiterakten anlegen. Zudem können Unternehmensdaten erfasst und verwaltet werden. Auch das Bewerbungsmanagement lässt sich mithilfe der umfangreichen Anwendung bewerkstelligen. HitchDesk ist auch für die Verwaltungsaufgaben von Kindergärten geeignet und kann als Kita Software verwendet werden. Für die Stammdatenverwaltung finden sich innerhalb von HitchDesk Kids zahlreiche Features wie das Anlegen von Kinderakten und das Hinzufügen von Daten bezüglich des Kindergartens oder der Träger.

HitchDesk ist auf der Suche nach Praxispartnern, die Lust haben, das Produkt in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Wenn Sie Interesse daran haben, HitchDesk zu testen, senden Sie uns eine Mail an hello@hitchdesk.com.

HitchDesk ist ein Produkt der TenMedia GmbH, welche in Berlin seit 2011 zum Beispiel Individualsoftware entwickelt oder Datenbanken konzipiert. Wenn Sie weitere Fragen haben, rufen Sie uns gerne an oder schreiben Sie uns eine Mail.