Zeiterfassung Online

Stundenzettel war gestern: Die moderne Art der Arbeitszeiterfassung ist heute elektronisch. Ob als Software für den PC, App fürs Smartphone, in Excel oder online: Zeiterfassung war noch nie so einfach – und gleichzeitig macht das große Angebot an Möglichkeiten und Anbietern die Auswahl schwierig. Wir beleuchten die Vor- und Nachteile der verschiedenen Arten der Zeiterfassung.
Zeiterfassung Online
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Zeiterfassung Definition

Die Zeiterfassung, auch Personalzeiterfassung oder Arbeitszeiterfassung genannt, ist Teil des Personalwesens und bezeichnet die Dokumentation der Arbeitszeit von Arbeitnehmern durch den Arbeitgeber.

Arbeitszeiterfassung Gesetz

Bis vor einiger Zeit galt noch die Vertrauensarbeitszeit, da es noch kein Gesetz zur verpflichtenden Zeiterfassung gab und lediglich Überstunden sowie die Arbeit an Sonn- und Feiertagen erfasst werden mussten. Seit dem 14.05.2019 sind Arbeitgeber jedoch nun laut einem Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union (EuGH) dazu verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen und dies möglichst objektiv und genau durchzuführen.

Ein Zeiterfassungsgesetz dient weniger der Kontrolle der Mitarbeiter, sondern soll vielmehr für die Einhaltung der gesetzlichen Ruhe- und Pausenzeiten sorgen und Arbeitgeber bei Nichtbeachtung zur Fürsorgepflicht anhalten. Außerdem sollen so Arbeitnehmer, die auf Stundenlohnbasis bezahlt werden, fairer abgerechnet werden können, was meistens bei der analogen Erfassung nicht möglich ist. Eine analoge Arbeitszeiterfassung durch Stundenzettel oder eine Stempeluhr ist heutzutage kaum noch üblich. Für die elektronische Zeiterfassung stehen verschiedene Arten der Zeiterfassung zur Verfügung.

Elektronische Zeiterfassung

Die elektronische Zeiterfassung bezeichnet die Datenerhebung von Anwesenheit oder Arbeitszeit von Arbeitnehmern mithilfe von digitalen Anwendungen. Diese reichen von einem Online-Portal mit Zeiterfassung im Browser über fest installierte Software auf dem Arbeitsrechner und Apps auf dem Smartphone bis hin zu Hardware gestützter elektronischer Zeiterfassung mittels RFID Chip oder digitaler Stempeluhr. Dabei wird in den meisten Fällen lediglich die Anwesenheit der Mitarbeiter durch digitales ein- oder ausstempeln dokumentiert, womit auch Pausenzeiten erfasst werden. Die spezifische Aufschlüsselung der Arbeit z. B. nach Tätigkeit ist eher unüblich, Ausnahmen bilden die projektbezogene Arbeitszeit oder Freelancer und Freiberufler, die für mehrere Arbeitgeber arbeiten.

Arbeitszeiten und Datenschutz

Die elektronische Zeiterfassung soll jedoch nicht in eine Kontrolle der Produktivität ausarten oder gar den Datenschutz verletzen. Schließlich sind Arbeitszeiten Teil der personenbezogenen Daten und sind daher nach DSGVO genauso schützenswert wie andere persönliche Daten.

Daher sollte bei den eingesetzten Tools immer darauf geachtet werden, dass diese sichere Technologien im Hintergrund verwenden, die die Daten ausreichend verschlüsseln und vor Dritten schützen. Darüber hinaus sollte in den AGB und einer Datenschutzerklärung festgehalten sein, wie der Umgang mit Daten erfolgt. Ein gutes Zeichen dafür, dass das Zeiterfassungsprogramm oder die Anwendung Datenschutz ernst nimmt, ist darüber hinaus das Vorhandensein von verschiedenen Berechtigungsstufen und Schreib- und Leserechten von Nutzern innerhalb der Anwendung, sodass beispielsweise Unternehmen ihren Mitarbeitern je nach Status unterschiedliche Zugriffsrechte und Funktionen gewähren können.

Arten der Zeiterfassung

Die beste Zeiterfassung ist letztendlich nicht die, welche im Online Test oder einem Testportal für Zeiterfassung im Vergleich am besten abschneidet, sondern die, die auf die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens abgestimmt ist. Hier gibt es keine One-size-fits-all-Lösung, nicht jedes Tool eignet sich für jedes Szenario und Vor- und Nachteile haben alle Arten der Zeiterfassung. Mitarbeiter und Arbeitgeber können letztendlich am besten entscheiden, welche Software oder Webanwendung die beste Zeiterfassung für sie bietet.

Zeiterfassung Excel

Die Zeiterfassung via Excel ist die erste Stufe der Digitalisierung nach dem Stundenzettel. Hier werden einfach von Hand die Arbeitszeiten und Pausen eingetragen. Diese Aufzeichnungen können dann am Ende anhand von Formeln addiert und der Buchhaltung oder Personalabteilung übergeben werden. Allerdings ist diese Form der Zeiterfassung weder besonders effizient noch genau, was meistens zum Nachteil der Arbeitnehmer ist, da diese nicht wie bei Programmen oder Tools, die die Zeit automatisch erfassen, minutengenau erfasst werden.

Zeiterfassung Software

Die fest installierte Software ist eine Art der elektronischen Zeiterfassung. Kostenlos sind allerdings nur wenige, nicht zuletzt, weil dahinter zumeist große kommerzielle Anbieter stehen, die den Markt dominieren. Manchmal kann man diese im Vorfeld testen, doch nach Ablauf der Testphase greift meist ein Preismodell. Diese Art der Zeiterfassung eignet sich vor allem für große Konzerne und Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und Personalabteilung, die umfangreiche Funktionen benötigen und die Kosten für Lizenzen und/oder Abonnements aufbringen können.

Aber neben Marktführern verschiedener ERP Systeme wie Lexware, Heise oder Datev mit umfangreichen Lösungen, die über die Zeiterfassung hinaus noch viele andere Funktionen bieten, gibt es hier auch ganz kleine und simple Apps, die sich z. B. für Mac einfach in der Statusleiste integrieren lassen und auch von dort bedient werden können. Auf diese greifen meist Freiberufler zurück, die möglicherweise für mehrere Arbeitgeber, Kunden oder Projekte arbeiten und ihre Arbeitszeit schnell und einfach auf ihrem Arbeitsrechner starten, stoppen und verwalten möchten, jedoch keine zusätzlichen Features benötigen.

Zeiterfassung App

Eine App eignet sich bestens für digitale Nomaden und Freelancer oder Mitarbeiter, die viele Termine mit Kunden haben, auf Geschäftsreisen unterwegs sind oder im Homeoffice arbeiten. Die mobile Zeiterfassung erfolgt dann meistens auf dem Smartphone in einer App, die je nach Anbieter unterschiedlichste Funktionen bietet. Manche sind hier, ähnlich wie die minimalistischen Tools für den PC, simpel aufgebaut und bieten nur das Nötigste für die Zeiterfassung. Die besten Apps zur Zeiterfassung bieten hingegen sogar GPS-Tracking an, welche Nutzer an bestimmten Arbeitsorten “einchecken” lässt und die Zeiterfassung bei Betreten des Arbeitsortes automatisch startet.

Zeiterfassung Online

Für noch mehr Flexibilität gibt es Web Apps bzw. Online-Portale, die die Arbeitszeit erfassen. Online bedeutet dabei, dass nichts weiter nötig ist als eine Internetverbindung und ein Browser, der die Website ausführt. Eine komplizierte Installation ist nicht nötig. Das hat den Vorteil, dass die Anwendung nicht auf eine Kompatibilität mit unterschiedlichen Betriebssystemen angewiesen ist. Dies ist besonders praktisch, wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens beispielsweise unterschiedliche Endgeräte wie Mac, Windows und Linux oder sogar ein Tablet verwenden. Sie können in dem Fall einfach die Website aufrufen und die Zeiterfassung nutzen.

Aber auch für die kollaborative Arbeit eignet sich die Online Zeiterfassung, weil manches Online Timetracking eine Statusanzeige für alle Mitarbeiter bietet und so auf einen Blick sichtbar ist, wer anwesend ist. Außerdem können die Zeiten meistens einfach von der Buchhaltung, der Personalabteilung oder dem Arbeitgeber eingesehen und direkt exportiert werden können, z. B. als CSV, Excel oder PDF. Weitere Features ermöglichen beispielsweise eine Urlaubsverwaltung oder einen Abteilungskalender, in dem die An- und Abwesenheiten aller Teammitglieder eingetragen sind.

Sobald die Zeiterfassung online erfolgt, besteht zudem eine große Flexibilität in Bezug auf einen Anbieterwechsel, da auf den Arbeitsrechnern der Mitarbeiter keine neue Software installiert werden muss und – sofern die Online Zeiterfassung nicht sogar kostenlos ist – eine Kündigung der Lizenz oder des gewählten Preismodells meist kurzfristig und flexibel möglich ist.

Zeiterfassung Online mit HitchDesk

HitchDesk ist eine kostenlose Web App, die alle administrativen Aufgaben für den Büroalltag in sich vereint. Ein Terminal für die Zeiterfassung kann die Arbeitszeit ganz einfach online erfassen, ohne dass dafür eine Installation notwendig ist. Mit nur einmal Klicken können hier Beginn und Ende der Arbeitszeit und Pausen gestartet werden. Außerdem können verschiedene Projekte ausgewählt und Urlaubsanträge gestellt werden. Über die Funktionen des Timetracking hinaus können außerdem verschiedene Module aktiviert werden, mit denen die Rechnungserstellung auf Basis von Blockchain, ein Bewerbungsmanagement, die Eventplanung und viele weitere Funktionen möglich sind.

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